8. PENGAMBILAN KEPUTUSAN & LAPORAN-LAPORAN MANAJEMEN.

Pada suatu perusahaan atau organisasi amatlah penting dibutuhkannya sikap pengambilan keputusan yang sangat tepat yang biasanya juga pada proses pengambilan keputusan itu hanyalah seorang atasan atau manajer yang berhak atas sikap tersebut. Manajemen didesentralisasikan sampai suatu tingkat diman keputusan-keputusan dibuat pada tingkatan terendah organisasi dan disentralisasikan sampai ke tingkatan atas organisasi. Perencanaan dan Pengendalian > merupakan aktivitas-aktivitas fundamental yang biasa dilakukan oleh seluruh manajer. Pengendalian keputusan sehari-hari ini melibatkan keputusan yang berkaitan dengan berbagai aktivitas, seperti : Mengorganisasikan pekerjaan-pekerjaan yang akan dilaksanakan dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut Memperoleh sumberdaya-sumberdaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang dikehendaki Mengalokasikan dan menentukan pengunaan sumberdaya-sumberdaya yang ada Mengkoordinasikan karyawan bila dibutuhkan untuk tujuan-tujuan perusahaan Memonitor aktivitas-aktivitas perusahan serta mengambil tindakan bila terjadi kesalahan Manajer dan keputusan • Pengambilan Keputusan Merupakan suatu proses yang dilakukan manajer untuk memilih berbagai alternatif yang tersedia yang akan dilakukan dimasa datang. Terdapat 6 tahap sisitematis yang dilakukan manajer ketika mengambil keputusan: • Mengidentifikasikan dan mendefinisikan masalah • Menentukan alternatif tindakan • Mengevaluasi tindakan-tindakan yang mungkin • Memilih alternatif tindakan terbaik • Melaksanakan alternatif tindakan yang dipilih • Melakukan tindak lanjut untuk meyakinkan dirinya bahwa hasil yang diinginkan dapat diperoleh • Informasi yang Berguna untuk Perencanaan dan Pengendalian Informasi berbeda dengan data, yaitu informasi berguna bagi pengambilan keputusan sedangkan data tidak. Data hanyalah bahan mentah untuk menghasilkan informasi. Kita akan memiliki informasi jika kita memperoleh data yang tepat & memprosesnya dengan melakukan klasifikasi, agregaasi, dan pengihtisaran. Kegunaan informasi berasal dari pengaruhnya terhadap keyakinan manajer yang berkaitan dengan kejadian-kejadian yang relevan dengan proses pengambilan keputusan. Sifat-sifat Informasi dan Tingkat Manfaat Sifat-sifat informasi diantaranya sebagai berikut : Tepat waktu (timelinnes), frekuensi dan kelambatan keduanya ditentukan oleh rancangan sistem informasi Kuantifiabilitas (quantifiability), sifat yang memiliki nilai-nilai numerik pada obyek-obyek peristiwa Akurasi (accuracy), informasi yang seksama dan bebas dari kesalahan Kepadatan (cinciseness), kuantitas informasi yang dapat diproses oleh manusia secara efektif sangat terbatas Relevasi (relevance), berkaitan dengan tujuan-tujuan perusahaan pada pengguna yang memerlukan informasi tersebut Nilai Informasi Informasi memiliki nilai yang berasal dari pengaruhnya terhadap komdisi-kondisi berikut : Akurasi--informasi benar dalam merefleksikan realitas Ketepatan waktu--informasi bersifat mutakhir Waktu tanggap--informasi tersedia denga cepat Kelengkapan--informasi berisikan segala sesuatu yang dibutuhkan Relevan--informasi mempengaruhi keputusan yanb dibuat Perangkat Lunak untuk Pengambilan Keputusan Database adalah kumpulan data yang digunakan untuk beberapa aplikasi yang berbeda. Perangkat lunak database -- memungkinkan manajer melakukan pencarian secara terstruktur untuk memperoleh informasi dalam database Kueri merupakan permintaan akan informasi yang berada dalam database SSP ( Sistem Support Putusan ) Memacu pada sistem informasi komputer yang digunakan untuk membantu proses pengambilan keputusan Ditujukan ke arah prosesan data dalam konteks keputusan dibandingkan ke arah perolehan data Memberikan respon cepat untuk memenuhi kebutuhan pengambil keputusan & mampu memberikan jawaban pertanyaan "bagaiman jika" Perangkat Lunak Spreadsheet adalah program yang digunakan untuk mengembangkan SSP Sistem Ahli merupakan SSP yang dikembangkan dengan canggih yang menggunakan pengetahuan umum yang dimiliki seorang ahli untuk memcahkan masalah. EIS (Excecutive Information System) adalah perangkat lunak yang dirancang untuk kebutuhan informasi strategies dari manajemen tingkat atas. Jenis-jenis Laporan Laporan terdiri dari 3 jenis, yaitu : 1. Laporan Perencanaan ( Bentuk keuangan / non-keuangan ) Berbentuk anggaran yang membantu manajer dalam mengalokasikan & memperoleh sumberdaya untuk operasi persahaan dimasa datang. 2. Laporan Pengendalian Laporan ini membantu manajer meyakinkan dirinya bahwa operasi berjalan sesuai rencana. Laporan ini mempunyai 2 elemen umum yaitu standar dan hasil sesungguhnya. 3. Laporan Operasional Laporan ini membantu individu-individu dalam melakukan aktivitas operasional sehari-hari. Laporan operasional befokus pada keadaan operasional sekarang. Pelaporan kepada Manajemen Sistem Pelaporan Merupakan hal yang penting untuk memandang laporan individu dalam konteks yang lebih besar dari keseluruhan sistem informasi yang dianggap bagian dari subsitem. Sistem pelaporan dapat dklasifikasikan menjadi 2 jenis, yaitu : Sistem Pelaporan Horizontal, menghasilkan informasi untuk perencanaan & pengendalian dalam fungsi-fungsi operasional yang terkait di perusahaan Sistem Pelaporan Vertikal, membentuk arus ke bawah dan ke atas untuk informasi yang penting bagi perencanaan dan pengendalian Baik sistem horizontal maupun vertikal merupakan dasar penting untuk sejumlah sistem pelaporan yang terspesifikasi (akuntansi biaya, sistem pelaporan akuntansi, pusat-pusat pertanggungjawaban dan pusan laba) Sistem Pelaporan Keuangan dan Biaya Tujuan sistem ini adalah untuk menghasilkan laporan pertanggungjawaban unyuk pemilik dan kreditor perusahaan. sistem ini berfokus pada pembuatan / penyajian laporan-laporan tradisional yaitu laporan laba-rugi, laporan posisi keuangan, laporan perubahan posisi keuangan. Sistem pelaporan akuntansi biaya seringkali bertujuan menghitung angka-angka harga pokok penjualan dan barang jadi yang akan digunakan dalam sistem pelaporan keuangan. Sistem Pelaporan Akuntansi Pertanggungjawaban Konsep akuntansi pertanggungjawaban menyatakan bahwa seluruh kejadian dalam lingkungan dapat ditelusuri ke pertanggungjawaban individu tertentu. Sebagai contoh, anggaplah sebuah perusahaan manufaktur harus membuang sejumlah besar barang jadi akibat masalah bahan baku di bawah standar. Konsep akuntansi pertanggungjawaban menyatakan bahwa individu tertentu harus bertanggung jawab atas terjadinya peristiwa tersebut. Dalam kasus ini, masalah yabg muncul mungkin diakibatkan oleh manajer inspeksi bahan baku. Sistem Profitabilitas Pelaporan profitabilitas mencakup suatu sistem anggaran dan laporan pengendalian yang meliputi berbagai tingkat dalam bagan organisasi dimana perencanaan laba merupakan konsep utamanya Manfaat dari pelaporan profitabilitas adalah sebagai alat perencanaan dan alat pembantu dalam melakukan evakuasi Keunggulanya adalah memberikan pandangan pada masing-masing manajer mengenai kontribusi unit-unit organisasi terhadap laba perusahaan secara keseluruhan