Senin, 26 November 2012

14. IMPLEMENTASI OPERASI & PENGENDALIAN SISTEM.

Pengendalian system dapat dikatakan sebagai hubungan antara komponen yang membentuk sebuah konfigurasi sistem, yang akan menghasilkan tanggapan sistem yang diharapkan. Jadi harus ada yang dikendalikan, yang merupakan suatu sistem fisis, yang biasa disebut dengan kendalian (plant). Masukan dan keluaran merupakan variabel atau besaran fisis. Keluaran merupakan hal yang dihasilkan oleh kendalian, artinya yang dikendalikan; sedangkan masukan adalah yang mempengaruhi kendalian, yang mengatur keluaran. Kedua dimensi masukan dan keluaran tidak harus sama. Pada sistem kendali dikenal sistem lup terbuka (open loop system) dan sistem lup tertutup (closed loop system). Sistem kendali lup terbuka atau umpan maju (feedforward control) umumnya mempergunakan pengatur (controller) serta aktuator kendali (control actuator) yang berguna untuk memperoleh respon sistem yang baik. Sistem kendali ini keluarannya tidak diperhitungkan ulang oleh controller. Suatu keadaan apakah plant benar-benar telah mencapai target seperti yang dikehendaki masukan atau referensi, tidak dapat mempengaruhi kinerja kontroler. Gambar 1. Sistem pengendalian lup terbuka Pada sistem kendali yang lain, yakni sistem kendali lup tertutup (closed loop system) memanfaatkan variabel yang sebanding dengan selisih respon yang terjadi terhadap respon yang diinginkan. Sistem seperi ini juga sering dikenal dengan sistem kendali umpan balik. Aplikasi sistem umpan balik banyak dipergunakan untuk sistem kemudi kapal laut dan pesawat terbang. Perangkat sehari-hari yang juga menerapkan sistem ini adalah penyetelan temperatur pada almari es, oven, tungku, dan pemanas air. Gambar 2. Sistem pengendalian lup tertutup Dengan sistem kendali gambar 2, kita bisa ilustrasikan apabila keluaran aktual telah sama dengan referensi atau masukan maka input kontroler akan bernilai nol. Nilai ini artinya kontroler tidak lagi memberikan sinyal aktuasi kepada plant, karena target akhir perintah gerak telah diperoleh. Sistem kendali loop terbuka dan tertutup tersebut merupakan bentuk sederhana yang nantinya akan mendasari semua sistem pengaturan yang lebih kompleks dan rumit. Hubungan antara masukan (input) dengan keluaran (output) menggambarkan korelasi antara sebab dan akibat proses yang berkaitan. Masukan juga sering diartikan tanggapan keluaran yang diharapkan. Untuk mendalami lebih lanjut mengenai sistem kendali tentunya diperlukan pemahaman yang cukup tentang hal-hal yang berhubungan dengan sistem kontrol. Oleh karena itu selanjutnya akan dikaji beberapa istilah-istilah yang dipergunakannya. Tiga langkah utama implementasi sistem: 1.Menetapkan rencana dan pengendalian 2.Pelaksanaan aktivitas seperti yang telah direncanakan 3.Menindaklanjuti dan mengevaluasi sistem yang baru Melakukan Aktivitas Implementasi Pelaksanaan implementasi aktivitas meliputi pengerjaan aktual rencana desain yang telah disusun sebelumnya. Aktivitas-aktivitas yang ditemui selama pelaksanaan ini antara lain: - Menyeleksi dan melatih personel - Memasang perlengkapan baru komputer baru dan detail desain sistem - Menulis dan menguji program-program komputer - Pengembangan standar - Dokumentasi - Konversi file 14.1 Implementasi Sistem PEMBUATAN RENCANA DAN PENGENDALIAN UNTUK IMPLEMENTASI Manajemen proyek merupakan konsep kunci dalam implementasi sitem.Untuk mengelola proyek implementasi secara memadai harus dibuat rencana-rencana spesifik.Rencana-rencana ini harus berkaitan dengan 3 komponen utama : 1.Pemilahan proyek menjadi beberapa tahap 2.Anggaran spesifik untuk setiap tahap 3.Kerangka waktu spesifik untuk setiap tahap proyek Terdapat beberapa perbedaan teknik-teknik penjadwalan yang dapat digunakan dalam implementasi pengendalian. 1.BAGAN GANTT Menggambarkan secara grafis kegiatan utama proyek implementasi system hipotesis 2.DIAGRAM JARINGAN Menggambarkan urutan kegiatan yang harus dilakukan 3.GARIS EDAR(JALUR KRITIS) Merupakan daftar kegiatan yang kritis dalam proyek yang berarti jiuka salah satu dari.Kegiatan ditunda maka seluruh proyek akan tertunda. 14.2 Pengendalian Keuangan dalam Sistem Informasi Berkaitan dengan posisi system informasi sebagai salah satu unsur dalam anggaran dan laporan keuangan dengan system informasi sebagai pendukung , pusat biaya , atau pusat laba dalam system akuntansi pertanggungjawaban perusahaan . • ANGGARAN SISTEM INFORMASI Tujuan umum pengendalian keuangan tidak secara kaku menyatakan sebagai pengurangan biaya , meskipun ada perkembangan tetap dalam hal total biaya system informasi . Terdapat berbagai alas an , mengapa pengurangan biaya bukan merupakan sasaran utama . Pertama adalah hakekat dari system informasi sebagai aktivitas layanan dalam perusahaan . Kedua , dalam persepktif lainnya biaya besar lainnya biaya system informasi tidak besar . Ketiga , berkaitan dengan biaya yang jumlahnya tetap dalam jangka pendek . Terakhir , system informasi memberikan kemungkinan peningkatan efektivitas keputusan menejerial. • HAKEKAT BIAYA-BIAYA SISTEM INFORMASI Salah satu determinan utama dalam pengendalian biaya adalah biaya tetap atau variabel. Pada saat aplikasi-aplikasi baru akan dikembangkan , biaya yang berkaitan dapat di jadikan pertimbangan . Jika aplikasi di kembangkan , secara in-house , biaya-biaya utama yang dibutuhkan , total biaya pengembangan dapat dimasukan dalamtotal biaya pengoperasian system informasi . • PENGENDALIAN PEROLEHAN DAN ASURANSI Pengendalian keuangan dalam system informasi mencakup penentuan metode-metode yang paling menguntunkan , untuk membiayai perolehan peralatan dan juga mendapatkan asuransi untuk mengendaliakn kemungkinan kerugian . metode umum untuk membiayai perangkat keras system mainframe , adalah menyewanya dari pemasok . 14.3 Pengendalian atas Sumber Daya Non Keuangan dalam Sistem Informasi PENGENDALIAN AKUNTABILITAS AKTIVA Sumber daya perusahaan (aktiva) perlu dijaga. Cara menjaga aktiva tersebut antara lain: •Penggunaan buku pembantu dalam catatan akuntansi •Rekonsiliasi (seperti rekonsiliasi kas dan persediaan) •Prosedur acknowledgement sebagai bentuk wujud pertanggungjawaban atas aktiva yang ditangani oleh seseorang atau suatu bagian. •Penggunaan log dan register •Review oleh pihak independent PENGENDALIAN PRAKTIK MANAJEMEN Meliputi kebijakan dan praktik sumber daya manusia, komitmen terhadap kompetensi, praktik perencanaan, praktik audit, dan pengendalian pengembangan sistem aplikasi (prosedur perubahan sistem dan prosedur pengembangan sistem baru). PENGENDALIAN APLIKASI Meliputi: •Pengendalian otorisasi, •Pengendalian input, dapat berupa edit test pada saat data diinputkan ke dalam layar komputer (validity check, limit check, field check, relationship check), dapat berupa batch control total (amount control total, hash total dan record count) jika data diinputkan secara batch. •Pengendalian proses, dapat berupa manual cross check dan pengendalian proses yang lain. •Pengendalian output. Output mesti didistribusikan ke pihak yang tepat. Mengidentifikasi dan merekam informasi yang relevan untuk pelaporan keuangan mengkomunikasikan informasi yang relevan dengan format yang sesuai, merupakan beberapa tugas yang dilakukan pada sistem informasi keuangan. Seperti sudah dijelaskan sebelumnya diatas dalam hal merancang suatu sistem tentunya dibutuhkan dana yang cukup besar. Dengan mendokumetasikan setiap langkah perancangan sistem tentunya dapat dibuat suatu pertanggungjawaban yang relevan dalam pelaporan kepada team keuangan. Untuk itu pengendendalian yang terkait dalam sistem keuangan dapat dilihat seperti dibawah ini: • Harus dipastikan bahwa SIA menghasilkan pelaporan keuangan yang andal. • Semua transaksi yang diproses adalah transaksi yang valid dan terotorisasi • semua transaksi yang valid mesti direkam dan diinputkan tepat waktu dengan cukup detail sehingga transaksi dapat diklasifikasikan dengan semestinya. • semua data input akurat dan lengkap • semua transaksi yang telah diinput diproses dengan baik • semua output yang diperlukan disajikan sesuai dengan aturan yang ada untuk menghasilkan informasi yang akurat dan andal • semua transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang tepat Akuntan harus memahami berikut ini : 1. Bagaimana transaksi diawali 2. Bagaimana data didapat dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin atau data diubah dari dokumen sumber ke bentuk yang dapat dibaca oleh mesin 3. Bagaimana file komputer diakses dan diperbarui 4. Bagaimana data diproses untuk mempersiapkan sebuah informasi 5. Bagaimana informasi dilaporkan. - SEKIAN PENJELASAN DARI SAYA MUDAH-MUDAHAN BERMANFAAT BAGI PEMBACANYA TERIMAKASIH -

13. PERANCANGAN SISTEM.

Perancangan sistem informasi merupakan pengembangan sistem baru dari sistem lama yang ada, dimana masalah-masalah yang terjadi pada sistem lama diharapkan sudah teratasi pada sistem yang baru. 1. Perancangan sistem dapat dibagi dalam 2 bagian, yaitu : 1. Perancangan sistem secara umum / perancangan konseptual, perancangan logikal / perancangan secara makro. 2. Perancangan sistem terinci / perancangan sistem secara phisik. 2. PENGERTIAN PERANCANGAN SISTEM Verzello / John Reuter III Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem : Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi : “menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk “. John Burch & Gary Grudnitski Desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. George M. Scott Desain sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang mesti diselesaikan ; tahap ini menyangkut mengkonfigurasikan dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem, sehingga setelah instalasi dari sistem akan benar-benar memuaskan rancang bangun yang telah ditetapkan pada akhir tahap analisis sistem. Dengan demikian Perancangan Sistem dapat diartikan sbb : 1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem 2. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional 3. Persiapan untuk rancang bangun implementasi 4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk 5. Dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi 6. Termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-konponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem 3. TUJUAN PERANCANGAN SISTEM Tahap Perancangan / Desain Sistem mempunyai 2 tujuan utama, yaitu : 1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem 2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik yang terlibat (lebih condong pada desain sistem yang terinci) 4. PERSONIL YANG TERLIBAT Analis sistem seharusnya melibatkan beberapa personil, seperti : 1. Spesialis pengendalian 2. Personil penjamin kualitas 3. Spesialis komunikasi data 4. Pemakai sistem 5. PERANCANGAN SISTEM SECARA UMUM Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. Analisis sistem dan desain sistem secara umum bergantung satu sama lain. Studi menunjukkan bahwa apa yang dikumpulkan, dianalisis dan dimodelkan selama fase analisis menyediakan dasar bagi desain sistem secara umum untuk dibuat. Fase analisis sistem merupakan investigasi dan berorientasi ke temuan. Pada fase ini, profesional sistem harus sering membuat fitur yang baru atau berbeda dari model dasar yang dibuat selama analisis sistem. Kuncinya adalah dapatkan atau tuliskan semua ke dalam kertas tanpa mencoba untuk memperbaiki desain sistem lebih awal. Aturannya adalah : berinteraksi dengan user, periksa dengan anggota tim, periksa dengan teknisi (pemrogram); desain ulang, periksa, periksa dan periksa kembali tetapi jangan coba-coba untuk membangun detail yang lebih rendah atau spec kecil selama fase ini. Semua ini akan dilakukan jika salah satu dari desain sistem secara umum sudah dipilih untuk implementasi. TIGA KATEGORI DESAIN SISTEM 1. Global-Based Systems 2. Group-Based Systems 3. Local-Based Systems Global-Based Systems (Sistem Berbasis Global) Untuk mendesain sistem yang berbasis global (global-based) membutuhkan pemeriksaan secara seksama dan lengkap atau penggantian dari seluruh komponen desain umum. Beberapa tipe perubahan yang umum adalah :  Output yang lama : dari laporan berbentuk tabel setiap bulannya menjadi layar grafik berwarna 2 atau 3 dimensi  Proses baru dibuat  Input diambil dari peralatan scan daripada dengan pensil dan kertas  Database hirarki lama diubah ke database relasional baru dengan standar bahasa query  Kontrol yang bervariasi diinstal, termasuk UPS (Uninterruptible Power Systems), DRP (Disaster Recovery Plans), peralatan enkripsi dan peralatan kontrol akses biometri  Platform teknologi baru yang menggabungkan seluruh topologi jaringan organisasi (komputer dan peralatannya) yang mendukung Membutuhkan beberapa tim proyek yang langsung ditunjuk dari CIO. Lembar kerjanya berisi semua komponen desain umum berikut deskripsi masing-masing secara umum. Beberapa alternatif diberikan ke user untuk di review dan diketahui. Setelah direview, alternatif beberapa aspek dapat digabungkan untuk dibuat gabungannya. Beberapa diantaranya dapat diterima atau dapat ditolak. Group-Based Systems (Sistem Berbasis Kelompok) Sistem ini melayani cabang-cabang atau group user khusus dalam organisasi. Kelompok ini memiliki kebutuhan khusus untuk menyelesaikan pekerjaan dan membuat keputusan yang tepat. Perancang sistem yang bekerja pada group ini perlu memiliki pengetahuan tentang bekerja pada sistem group-based. Perancang tidak perlu memusatkan perhatian ke perancangan desain sistem tertentu, seperti database dan platform teknologi tetapi pada output, input, proses, kontrol dan untuk platform teknologi, khusus untuk group local (LAN). Local-Based Systems (Sistem Berbasis Lokal) Sistem ini khusus didesain untuk beberapa orang, sering satu atau dua, untuk aplikasi khusus tambahan. User memiliki PC dan ia direncanakan untuk memiliki sistemnya. Profesional sistem umumnya dipakai untuk bekerja sama dengan user menganalisis mendesain, mengevaluasi sistem yang berbeda, memilih satu dan mengimplementasikan dengan menggunakan jaringan dan pendukungnya. EMPAT KUNCI ELEMEN DARI RAPID APPLICATION DEVELOPMENT (RAD) UNTUK MENDESAIN SISTEM RAD dipopulerkan oleh James Martin. Sinergismenya adalah bahwa RAD menggabungkan elemen-elemen yang bekerja sama, sehingga dampak keseluruhannya lebih besar dibandingkan dengan jumlah dampak per individu / masing-masing. Adapun 4 kunci elemen RAD adalah : 1. Joint Application Development (JAD) 2. Specialists With Advanced Tools (SWAT) teams 3. Computer-Aided System and Software Engineering (CASE) tools 4. Prototyping Joint Apllication Development (JAD) Efektif untuk digunakan di sistem global-based. JAD dapat juga dipakai di sistem group-based maupun local-based. Kunci utamanya adalah joint; user dan professional sistem bekerja sama untuk menganalisis dan mendesain sistem. 3 perbedaan model perancangan, yaitu : 1. Model Perancangan Mental Desainer (Designer’s Mental Design Model) Model ini diformulasikan dari pengalaman, pengetahuan, studi lapangan dan input dari interaksi yang dilakukan dengan user. Model Perancangan Mental User (User’s Mental Design Model) Idealnya model ini dan model desain sistem konseptual adalah sama. Interaksi joint dan proses desain diulang hingga model desain sistem konseptual sama dengan model desain mental user 3. Model Perancangan Sistem Konseptual Menggambarkan modeling tool, seperti Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), decision table, screen prototype of report, decision tree, dll. Specialists With Advanced Tools (SWAT) teams Terdiri dari 3 atau 4 profesional sistem yang memiliki kemampuan dan motivasi. Tim proyek yang kecil lebih produktif dibandingkan dengan tim proyek untuk sistem yang lebih besar. CASE Tools Digunakan oleh tim SWAT untuk menambah produktifitas dan kualitas kerja dari membangun sistem. § Menambah disiplin § Mengurangi kesalahan dan kekosongan desain § Mengurangi kerja sistem yang berulang Prototyping Bekerja dengan JAD dimana user ditunjukkan dengan apa yang akan mereka dapatkan dan meresponnya. CASE memfasilitasi prototyping untuk membuat desain layar, model-model yang bervariasi dan dialog yang cepat serta untuk memodifikasinya saat berinteraksi dengan user. Dengan RAD, penyusunan prototyping tidak dibuang, tetapi menjadi bagian dari desain sistem akhir. Pendekatannya mencapai aturan 80:20, 80% permintaan user dapat dipenuhi dengan 20% desain sistem. Tim SWAT bekerja di akhir dari sistem. Pengalaman user membantu tim SWAT dalam mendefinisikan perubahan-perubahan yang tidak terbayangkan. Macam dari aturan 80:20 ini untuk membangun sistem adalah teknik kotak waktu DuPont (time box technique) dimana proyek sistem harus diselesaikan tidak lebih dari 90 hari. Pendekatan ini lebih ke teknik manajemen proyek. Jika melebihi 90 hari berarti kehilangan kesempatan bisnis dan akan melebihi estimasi waktu dan uang. 6. TAHAPAN PERANCANGAN SISTEM 6.1. PERANCANGAN OUTPUT Perancangan output atau keluaran merupakan hal yang tidak dapat diabaikan, karena laporan atau keluaran yang dihasilkan harus memudahkan bagi setiap unsur manusia yang membutuhkannya. Tipe Output dapat dibedakan : § Eksternal Tujuan output untuk informasi diluar organisasi pemakai Contoh : faktur, check, tanda terima pembayaran, dll. § Internal Tujuan output untuk informasi dilingkungan organisasi pemakai Contoh : laporan-laporan terinci, laporan-laporan ringkasan, dll. Yang harus diperhatikan dalam perancangan output : § Tipe output (Eksternal, Internal) § Isi output (keterangan atau informasi) § Format output (berupa keterangan/narrative, tabel atau grafik) § Frekuensi (banyaknya pencetakan dalam periode tertentu) Langkah-langkah Perancangan Output Secara Umum : § Menentukan kebutuhan Output dari sistem yang baru § Output yang akan dirancang dapat ditentukan dari DFD sistem baru yang telah dibuat. § Menentukan parameter dari Output (lihat yang harus diperhatikan dalam perancangan Output) 6.2. PERANCANGAN INPUT Tujuan dari Perancangan Input adalah :  Untuk mengefektifkan biaya pemasukan data  Untuk mencapai keakuratan yang tinggi  Untuk menjamin pemasukan data dapat diterima & dimengerti oleh pemakai Proses Input dapat melibatkan dua atau tiga tahapan utama, yaitu : § Data capture / Penangkapan data § Data preparation / Penyiapan data § Data entry / Pemasukan data Input yang menggunakan alat input tidak langsung mempunyai 3 tahapan utama, yaitu data capture, data preparation dan data entry. Sedangkan input yang menggunakan alat input langsung terdiri dari 2 tahapan utama, yaitu data capture dan data entry. Tipe Input dapat dibedakan :  Eksternal Pada tipe ini pemasukan data berasal dari luar organisasi Contoh : faktur pembelian, kwitansi-kwitansi dari luar organisasi, dll  Internal Pada tipe ini pemasukan data hasil komunikasi pemakai dengan sistem Contoh : faktur penjualan, order penjualan, dll 6.3. PERANCANGAN DIALOG Tujuan dari perancangan Dialog adalah : § Untuk menjaga agar pemasukan data benar § Untuk menjawab pertanyaan yang sering diajukan oleh pemakai 6.4. PERANCANGAN PROSES SISTEM Tujuan dari Perancangan Proses Sistem adalah : § Untuk menjaga agar proses data lancar dan teratur sehingga menghasilkan informasi yang benar § Untuk mengawasi proses dari sistem Perancangan Proses Sistem ini bisa digambarkan dengan : § Sistem Flowchart § DFD § dll Proses § Real Time § Batch § Online § Offline 6.5. PERANCANGAN DATABASE Penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan database system. Sistem basis data (database system) ini adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya. Tipe dari File 1. File Master Berisi data yang tetap dimana pemrosesan terhadap data hanya pada waktu-waktu tertentu. Terdapat 2 tipe file master : a. File Referensi Data yang tetap, dimana pengolahan terhadap data tersebut memerlukan waktu yang lama b. File Dinamik Data yang ada dalam file berubah tergantung transaksi 2. File Input / Transaksi Berisi data masukan yang berupa data transaksi dimana data-data tersebut akan diolah oleh komputer 3. File Laporan Berisi informasi yang akan ditampilkan 4. File Sejarah / Arsip Berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi, tetapi disimpan untuk keperluan masa datang 5. File Backup / Pelindung Berisi salinan data-data yang masih aktif di database pada suatu waktu tertentu 6. File Kerja / Temporary File Berisi data-data hasil pemrosesan yang bersifat sementara 7. File Library Berisi program-program aplikasi atau utility program Akses File : Metode yang menunjukkan bagaimana suatu program komputer akan membaca record-record dari suatu file. File dapat diakses dengan 2 cara, yaitu : § Sequential (urut) § Direct / Random (langsung) Organisasi File : Pengaturan dari record secara logika didalam file dihubungkan satu dengan yang lainnya. § File Urut (Sequential File) Merupakan file dengan organisasi urut dengan pengaksesan urut pula § File Urut Berindex (Indexed Sequential File) Merupakan file dengan organisasi urut dengan pengaksesan langsung § File Akses Langsung (Direct Acces File) Merupakan file dengan organisasi acak dengan pengaksesan langsung Alat Perancangan Database § ERD § Mapping § Normalisasi Langkah-langkah Perancangan Database secara umum : 1. Menentukan kebutuhan file database untuk sistem baru 2. Menentukan parameter dari file database 6.6. PERANCANGAN KONTROL Tujuannya agar keberadaan sistem setelah diimplementasi dapat memiliki keandalan dalam mencegah kesalahan, kerusakan serta kegagalan proses sistem. Ancaman Sistem § Kesalahan manusia (lalai, kurang pelatihan) § Perangkat lunak yang bersifat merusak / menipu (Salami Technique, Trojan Horse, Logic Bomb, Worm, Virus) § Penyadapan § Pengaksesan yang tidak sah § Perubahan / kehilangan database § Kegagalan landasan teknologi

12. PERENCANAAN & ANALISIS SISTEM.

Perencanaan sistem merupakan salah satu tahapan atau fase pengembangan sistem yang pertama,dalam tahap ini menentukan suatu rangkaian atau kerangka kerja yang menyeluruh.Bagian ini melibatkan para manajer atau para senior yang profesional guna menemukan strategi untuk mendukung rencana yang telh ditetapkan oleh suatu organisasi Perencanaan Sistem terdiri dari : • Perencanaan jangka pendek ,yaitu jangka waktu dari 1 tahun sampai dengan 2 tahun • Perencanaan jangka panjang,yaitu jangka waktu sampai maksimal 5 tahun. 12.1 Perencanaan sistem dan analisis kelayakan Dalam Perencanaan sistem harus memperhatikan faktor kelayakan dari rencana tersebut,yang mengutamakan kemungkinan keberhasilan Dari sistem yang akan dikembangkan. Faktor kelayakan harus meliputi kriteria berikut ini: • Kelayakan Teknik /Technical Feasibility • Kelayakan Ekonomi/Economic Feasibility • Kelayakan Hukum/Legal feasibility • Kelayakan Operasional/Operational Feasibility • Kelayakan Jadwal/Schedule Feasibility • Analisis kelayakan Tujuannya adalah : a. Menentukan kemungkinan keberhasilan solusi yang diusulkan. b. Berguna untuk memastikan bahwa solusi yang diusulkan tersebut benar – benar dapat dicapai dengan sumber daya dan dengan memperhatikan kendala yang terdapat pada perusahaan serta dampak terhadap lingkungan sekeliling. • Perencanaan sistem dan analisis sistem mencakup 7 tahap yaitu : 1. Pembahasan dan perencanaan pada tingkat manajemen puncak 2. Penetapan dewan pengarah perencanaan sistem. 3. Penetapan tujuan dan batasan keseluruhan. 4. Pengembangan perencanaan sistem informasi strategi. 5. Identifikasi dan memprioritaskan area spesifik dalam organisasi sebagai focus pengembangan sistem. 6. Pembuatan proposal sistem untuk mendukung dasar analisis dan perancangan awal sub system tertentu. 7. Pembentukan tim untuk tujuan analisis perancangan awal sistem. • Tugas – tugas analisis kelayakan : 1. Penentuan masalah dan peluang yang dituju sistem. 2. Pembentukan sasaran sistem baru. 3. Pengidentifikasian para pemakai sistem • Metode penentuan penganggaran modal : 1. Payback period 2. Net present value 3. Internal rate of return 4. Modified internal rate of return. • Ukuran kelayakan : 1. Teknologi 2. Ekonomi 3. Non ekonomi 4. Organisasi atau operasional 5. Jadwal 12.2 Langkah-langkah analisis sistem Langkah –langkah yang dilakukan seorang analis dalam menganalisis Sistem,sebagai berikut : • Identifikasi masalah Ø Persediaan barang yang melebihi stok maksimal Ø Penurunan kwalitas produk Ø Konsumsi bahan yang tidak ekonomis Ø Evaluasi biaya produksi Ø Delivery Order yang terhambat Ø Proses pembuatan bukti transaksi • Memahami sistem yang sedang berjalan / yang sudah ada Ø Penentuan jadwal pengamatan /observasi Ø Penentuan tugas Ø Pengumpulan hasil • Melakukan analisis Ø Analisa kelemahan sistem Ø Analisa standar kerja Ø Analisa dokumentasi • Laporan analisis Ø Laporkan ke manajemen Ø Meminta saran atau masukan Ø Meminta persetujuan Langkah-langkah analisis sistem : 1. Identify , mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertaman yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Tugas yang harus dilakukan analis sistem adalah : a. Mengidentifikasi penyebab masalah b. Mengidentifikasi titik keputusan c. Mengidentifikasi personil – personil kunci 2. Understand, memahami kerja sistem yang ada Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian.Sejumlah data perlu dikumpulkan dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada yaitu wawancara, observasi, daftar pertanyaan dan pengambilan sampel 3. Analyze, Menganalisis sistem Langkah ini dilakukan berdasarkan data yagn telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Berdasarkan pertanyaan dan kriteria ini, selanjutnya analis sistem akan dapat melakukan analis dari hasil penelitian dengan baik untuk menemukan kelemahan dan permasalahan dari sistem yang ada. Report , membuat laporan hasil analisis. Laporan hasil analisis diserahkan ke Panitia Pengarah yang nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analis yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini. Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah: 1. Analisis telah dilakukan, 2. Meluruskan kesalah pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen, 3. Meminta pendapat dan saran dari pihak manajemen, dan 4. Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan. 12.3 Teknik-teknik pengkumpulan fakta Fakta merupakan bagian dari informasi yang menunjukkan realita , situasi, dan relasi yang menjamin analisis permodelan. Ada tiga sumber yaitu : 1.Sistem yang berjalan menyediakan kesempatan untuk menetukan apakah sistem memuaskan,perlu sedikit perbaikan, membutuhkan pemeriksaan yang besar, atau diganti.Juga menyediakan sumber ide perancangan untuk membantu analis mengidentifikasikan sumber yang ada bagi sistem yang baru. 2.Sumber internal lainnya Sumber yang utama adalah orang yang akan menggunakan system yang baru.Sumber kedua didapat dari dokumen kerja yang ada dalam organisasi. Dokumen dapat diklasifikasikan misalnya struktur organisasi, apa yang sudah dilakukan organisasi, dan rencana apa yang akan dilakukan organisasi 3.Sumber eksternal Informasi yang berasal dari luar organisasi membuka cakrawala ide dan teknik. Banyak industri dari kelompok dan seminar memberikan. Teknik-teknik pengumpulan fakta sangat penting untuk medukung memperoleh suatu data yang berupa fakta yaitu kejadian yang sebenarnya,bukan sebuah rekayasa,sebagai berikut: • Mengetahui dan menentukan tujuan pengumpulan fakta • Menentukan jadwal • Menentukan area,wilayah atau batasan • Mengamati secara langsung (tidak berupa data) • Dilakukan secara berulang ulang • Dokumentasi fakta 12.4 Teknik-teknik mengorganisasikan fakta Teknik untuk mengorganisasikan fakta terdiri dari : • Analisis pengukuran kinerja • Analisis Distribusi kerja • Analisis Fungsional • Analisis Matriks 12.5 Analisis sistem terstruktur Adalah Salah satu pendekatan formal pertama untuk analisis sistem informasi. Analisis ini terfokus pada aliran data dan proses bisnis dan perangkat lunak. Analisis ini disebut proses oriented. Analisis terstruktur sederhana dalam konsep. Proses analis menggambarkan serangkaian proses dalam bentuk diagram alir data (Data Flow Diagram) yang menggambarkan proses yang ada atau yang diusulkan bersama-sama dengan input , output dan file mereka.

11. AUDITING.TEKNOLOGI INFORMASI.

Teknologi informasi auditing adalah bentuk pengawasan dan pengendalian dari infrastrukturteknologi informasi secara menyeluruh. Audit teknologi informasi ini dapat berjalan bersama-sama dengan audit finansial dan audit internal, atau dengan kegiatan pengawasan dan evaluasi lain yang sejenis. Pada mulanya istilah ini dikenal dengan audit pemrosesan data elektronik, dan sekarang audit teknologi informasi secara umum merupakan proses pengumpulan dan evaluasi dari semua kegiatan sistem informasi dalam perusahaan itu. Konsep - konsep Auditing PDE Struktur Audit Laporan Keuangan Tujuan dan tanggungjawab utama auditor ekstern adalah menilai kewajaran laporan keuangan suatu perusahaan. Audit interim, bertujuan pengujian ketaatan. Tujuan pengujian ketaatan adalah untuk melihat eksistensi, aktivitas dan pengecekan kontinuitas kegiatan yang mengandalkan sistem pengendalian intern tersebut. Data Uji Data Uji merupakan masukan yang disajikan auditor yang memuat data yang absah dan yang tidak absah. Pendekatan Fasilitas-Uji-Terpadu. Pendekatan (ITF) mencakup penggunaan data ujian juga pembuatan entitas (seperti pemasok, karyawan produk, produk, akun) fiktif. dalam file master sistem komputer. Kegiatan Audit Terprogram. Kegiatan Audit Terprogram merupakan teknologi audit yang mencakup modifikasi program komputer untuk tujuan-tujuan audit. ini dicapai dengan membentuk suatu kegiatan audit khusus di dalam program produksi. reguler. Penelaahan Dokumentasi Sistem Penelaahan dokumentasi sistem, seperti deskripsi naratif, bagan arus dan daftar program, barangkali merupakan teknik auditing PDE yang tertua, dan tetap diguanakan secara luas sampai sekarang. Sebagian besar pendekatan PDE audit merupakan variasi dari struktur tiga tahap. tahap – tahap dimaksud adalah telaahan dan evaluasi awal atas area yang akan diaudit, telaahan dan evaluasi rinci, dan pengujian. Teknologi PDE Auditing Teknologi auditing sistem informasi telah berkembang seiring perkembangan sistem computer. Beberapa teknologi terkait dengan biaya yang cukup signifikan untuk mengimplementasikannya, sementara teknologi-teknologi lainnya dapat diimplementasikan dengan biaya relative rendah. 1. Test Data Data pengujian adalah input yang disiapkan oleh auditor yang berisi baik input yang berisi data valid dan maupun tidak valid. Data pengujian dapat digunakan untuk memverifikasi validasi input transaksi rutin, pemrosesan logika, dan penghitungan rutin program-program komputer dan untuk memverifikasi penggabungan perubahan-perubahan program. Dengan melakukan data pengujian, program masa ekonomis produksi reguler dapat digunakan, dan hal ini penting untuk memastikan bahwa data pengujian tidak memengaruhi file-file yang disimpan oleh sistem. Data pengujian dapat dilakukan dengan membuat bentuk input untuk uji transaksi fiktif atau dengan cara lainnya, dengan mengkaji ulang data input aktual dan memilih beberapa transaksi riil untuk pemrosesan sebagai data pengujian. Teknik lainnya yang jarang digunakan adalah menciptakan data pngujian dengan menggunakan generator data pengujian yang secara khusus didesain dengan program komputer untuk menciptakan data komprehensif berdasarkan data input. 2. Integrated Test Facility ITF menggunakan baik data pengujian maupun penciptaan record fiktif (vendor, karyawan) pada file master sebuah sistem computer. ITF pada umumnya digunakan unuk mengaudit sistem aplikasi komputer besar yang menggunakan teknologi pemrosesan real time. 3. Parallel Simulation Pemrosesan data riil melalui program audit. Output disimulasikan dan dibandingkan dengan output regular demi tujuan pengawasan. Simulasi parallel, pemrosesan redundan terhadap seluruh data input dengan melakukan uji program terpisah, mengizinkan validasi komprehensif dan sangat tepat dilaksanakan pada transaksi penting yang memerlukan audit 100%. Program audit yang digunakan dalam simulasi paralel biasanya merupakan jenis program audit umum yang memproses data dan menghasilkan output yang identik dengan program yang sedang diaudit. 4. Audit software Program computer yang memungkinkan computer digunakan sebagai alat auditing. Perangkat lunak yang konvensional seperti program penggunaan sistem, program pemunculan kembali informasi, atau bahasa program tingkat tinggi (COBOL) dapat digunakan untuk kegiatan audit ini. 5. Generalized Audit Software GAS adalah perangkat lunak audit yang secara khusus didesain untuk memungkinkan auditor melakukan fungsi pemrosesan data audit yang terkait. GAS didesain untuk memungkinkan auditor dengan keahlian komputer yang tidak terlalu canggih untuk menjalankan audit yang terkait dengan fungsi-fungsi pemrosesan data. Paket-paket tersebut dapat menjalankan beberapa tugas tertentu seperti menyeleksi data sampel dari file-file, memeriksa perhitungan, dan mencari file-file untuk item-item yang tidak biasa. 6. PC Software Perangkat lunak yang memungkinkan auditor menggunakan sebuah PC untuk melakukan tugas tugas audit. Paket PC software general purpose seperti perangkat lunak pengolah kata dan spreadsheet telah memiliki banyak aplikasi audit. ACL, yang dipublikasikan oleh ACL software adalah salah satu contoh perangkat lunak audit. Perangkat lunak ini memungkinkan auditor untuk menghubungkan sebuah PC dengan mainframe atau PC klien dan kemudian mengekstrak dan menganalisis data. 7. Embedded Audit Routine Rutinitas auditing khusus dimasukkan dalam program computer regular sehingga data transaksi dapat dijadikan subjek analisis audit. Kriteria audit untuk menyeleksi dan mencatat transaksi dengan modul-modul embedded (dilekatkan) harus disediakan oleh auditor. Dalam pendekatan yang disebut system control audit review file (SCARF), pengujian-pengujian terhadap edit-program yang ditentukan auditor untuk membatasi atau menentukan kelayakan, dimasukkan dalam program saat pertama kali program dikembangkan. Jenis - jenis audit PDE Ada beberapa cara untuk mengaudit PDE yaitu : Audit Around The Computer Auditing sekitar komputer dapat dilakukan jika dokumen sumber tersedia dalam bahasa non mesin, dokumen-dokumen disimpan dengan cara yang memungkinkan pengalokasiannya untuk tujuan auditing, outputnya memuat detail yang memadai, yang memungkinkan auditor menelusuri suatu transaksi dari dokumen sumber ke output atau sebalikhya. Audit Through The Computer Auditor menguji dan menilai efektivitas prosedur pengendalian operasi dan program komputer serta ketepatan proses di dalam komputer. Keunggulan metode ini adalah bahwa auditor memiliki kemampuan yang besar dan efektif dalam melakukan pengujian terhadap sistim komputer, hasil kerjanya lebih dapat dipercaya dan sistem memiliki kemampuan untuk menghadapi perubahan lingkungan. Sedangkan kelemahan terletak pada biaya yang sangat besar dan tenaga ahli yang berpengalaman. Audit With The Computer Audit dilakukan dengan menggunakan komputer dan software untuk mengotomatiskan prosedur pelaksanaan audit. Metode ini lebih sulit dan kompleks serta biayanya paling besar.

10. SISTEM PEMROSESAN DATA ELEKTRONIK.

Sistem Masukan SISTEM-SISTEM MASUKAN DENGAN KERTAS Dalam beberapa system akuntansi yang terkomputerisasi, masukan-masukan ke system akuntansi berupa dokumen sumber yang ditulis tangan atau diketik. Dokumen tersebut kemudian dikumpulkan dan dikirimkan ke bagian pengoperasian computer untuk pemeriksaan kesalahan dan pemrosesan Tahap pemrosesan masukan : ü Penyiapan dan Pelengkapan Dokumen Sumber Dokumen-dokumen sumber seperti order penjualan, diarsip secara manual. Kesalahan-kesalahan yang terjadi dapat diminimalkan jika dokumen sumber dirancang dengan baik dan mudah dimengerti ü Pengiriman Dokumen-dokumen Sumber ke Pemrosesan Data Ketiadaan atau ketidak cukupan prosedur-prosedur pengendalian data yang dikirim dari departemen pemakai ke departemen pemrosesan data akan merupakan kelemahan-kelemahan signifikan, karena hal tersebut memungkinkan adanya transaksi-transaksi palsu atau tidak terotorisasi yang masuk ke dalam system pemrosesan. • Masukkan Data Setelah dokumen seperti faktur diterima oleh bagian pemrosesan data, maka akan dilakukan key-transcribe atau pengetikan dengan menggunakan terminal data atau computer personal ( PC ), kemudian disimpan dalam disk. Setelah itu file masukan diverifikasi ( Key Verification ). • Pengeditan Data Program Teknik perangkat lunak yang digunakan untuk mengecek kesalahan data sebelum pemrosesan dilakukan. Beberapa alasan untuk menggunakan teknik tersebut adalah : • Kesalahan-kesalahan masukan yang timbul dengan melewati verifikasi • Kesalahan orang yang menyiapkan dokumen sumber dengan mengabaikan masukan penting. • Volume data dalam operasi PDE, dan kemungkinan adanya data yang dimasukkan ke system tanpa konversi ulang, membutuhkan skrining metodologis atas seluruh data masukan. Sistem-sistem masukan tanpa kertas Dalam sistem-sistem masukan tanpa kertas (paperless input systems), kadang disebut juga sistem masukan on-line, transaksi-transaksi dimasukkan secara langsung kedalam jaringan komputer, dan kebutuhan pengetikan dalam dokumen sumber dikurangi. Oleh karena itu, memberikan tingkat otomasi lebih tinggi daripada sistem dengan kertas. Salah satu masalah dengan sistem tanpa kertas kemungkinan ketiadaan pemisahan tugas dan jejak audit. Konsentrasi fungsi-fungsi dalam masukan data tanpa-kertas mengurangi pengendalian yang berkaitan dengan pemisahan tugas. Pengendalian-pengendalian ini (pengendalian penelaahan dan pengendalian batch atau dokumen-dokumen sumber dan pengendalian yang berkaitan dengan penyiapan dokumen sumber, seperti pemranomoran, otorisasi, dan penelaahan) penting bagi keterpaduan jejak audit dan harus dikomplementasikan dalam sistem tanpa kertas. Sistem Masukan Tanpa-Kertas Membutuhkan Intervensi Manusia. Terdapat banyak jenis sistem masukan tanpa-kertas dimana para pemakai memasukkan transaksi-transaksi secara langsung ke komputer. Diantaranya, sistem masukan data manual dan sistem identifikasi otomatis seperti sistem Point-Of-Sale (POS). Dalam sistem masukan data manual on-line, para pemakai secara manual mengetik transaksi ke sistem komputer. Dalam sistem identifikasi otomatis, barang dagangan dan lainnya dibuatkan kartu dengan kode terbaca-mesin. Transaksi-transaksi dengan system masukan tanpa-kertas yang melibatkan intervensi manusia umumnya diproses melalui dua tahapan: entri data dan edit data, dan transfer ke sistem aplikasi komputer pusat. Memasukkan Data dan Edit Data. Seringkali dilakukan pada saat transaksi dimasukkan. Jika transaksi diterima, akan diproses segera atau kemudian. Jika diproses kemudian, tambahan pengeditan data harus dilakukan. Sistem Masukan Tanpa Kertas Yang Tidak Membutuhkan Intervensi Manusia : pemrosesan transaksi otomatis secara penuh. Salah satu aplikasi teknologi ini adalahnetworked vending machine (NVM) Sistem Pemrosesan SISTEM PEMROSESAN BERDASAR-KERTAS Pada dasarnya seluruh sistem berdasar-kertas untuk memproses transaksi akan berorientasi-batch. Dalam sistem pemrosesan berorientasi-batch, transaksi transaksi dimasukkan ke dalam komputer ( seperti di bahas sebelumnya ) dalam bentuk batch. Batch-batch ini kemudian diproses secara periodik. Contoh pemrosesan batch adalah laporan jam mingguan untuk membuat cek pembayaran pemrosesan kelompok cek untuk memutakhirkan file master hutang dagang, dan pemrosesan faktur faktur untuk memutakhirkan file induk piutang dagang. Pemrosesan secara batch akan ekonomis jika pemrosesan meliputi jumlah transaksi yang banyak. Pemrosesan Secara Batch dengan Pemutakhiran File Secara Berurutan Banyak sistem berdasar-kertas, yang berorientasi batch menggunakan pemrosesan file berurutanuntuk memutakhirkan file induk dan biasanya mencakup tahap tahap berikut ini : 1. • Penyiapan file transaksi . 2. • Pemutakhiran file induk. 3. • Pemutakhiran buku besar. 4. Penyiapan laporan buku besar System pemrosesan tanpa-kertas Dalam system pemrosesan tanpa kertas baik pemrosesan batch maupun tepat waktu dapat dilakukan. Dengan pemrosesan tepat waktu kadang-kadang disebut online real time processing. Transaksi-transaksi diproses pada saat dimasukan kedalam system. Baik pemrosesan batch maupun tepat waktu dibahas berikut ini dalam konteks system pemrosesan tanpa-kertas. Pemrosesan batch dalam system pemrosesan tanpa-kertas Pemrosesan batch dalam system tanpa-kertas mirip dengan pemrosesan batch dalam system berdasarkan kertas. Perbedaan utamanya adalah bahwa voucer jurnal diganti dengan fungsi yang serupa tetapi secara elektronis. Pemrosesan tepat-waktu dalam system pemrosesan tanpa-kertas Keuntungan utama adalah system tanpa kertas adalah memungkinkan untuk melakukan pemrosesan yepat waktu. On-line, real time systems (OLRSs) memproses transaksi segera setelah dimasukan dan dapat segera pula menghasilkan keluaran untuk pemakai. Pemrosesan transaksi-transaksi individual sebagai kebalikan dari kelompok-kelompok transaksi disebut pemrosesan segera,pemrosesan langsung atau pemrosesan tepat-waktu Jenis pemrosesan tepat-waktu dalam OLRS • Inquiry/response systems, • Sistem memasukan data, pemakai tidak memasukan data pemrosesan mereka hanya meminta informasi • System pemrosesan file, • Sistem pemrosesan penuh atau system pemrosesan transaksi, para pemakai juga melakukan masukan transaksi –transaksi secara interaktif Sistem Keluaran Sistem keluaran dengan kertas Sebagian besar sistem dengan kertas, dan berorietasi-batch dengan pemrosesan file sekuensial menghasilkan volume keluaran yang besar. Karena sistem tersebut tidak menyediakan kueri pemakai untuk akses-random, sistem tersebut umumnya menghasilkan keluaran atau rangkapan microfiche dari seluruh file sebagai referensi. Sebagai contoh, hasil cetakan keluaran file piutang dagang dapat digunakan untuk melihat saldo pelnaggan individual. SISTEM KELUARAN TANPA KERTAS Sistem Tanpa kertas yang online dan tepat waktu cenderung menghasilkan sangat sedikit keluaran. Sistem tersebut hampir dapat dikatakan sangat cocok untuk perusahaan berukuran sangat, besar karena sangat tidak praktisuntuk mencetak keluaran yang mungkin mencakup banyak sekali dokumen / catatan. Pengendalian keluaran dirancang untuk mengecek bahwa hasil pemrosesan telah berupa keluaran yang sah dan keluaran tersebut telah didistribusikan secara memadai Kelompok pengendalian PDE terpisah seringkali dibentuk untuk memonitor operasi PDE. Kelompok pengendalian PDE kerap merupakan bagian dari fungsi Audit Interen perusahaan.Register distribusi keluaran dibuat untuk mengendalikan disposisi laporan. Register ini dan dokumentasi yang berkaitan harus di telaah secara periodik di fungsi aufit intern perusahaan.

9. PEMROSESAN FILE & KONSEP MANAJEMEN DATA

• Terminology-terminologi yang digunakan tekhnologi database adalah : FIELD, UNSUR DATA, ATRIBUT dan ELEMEN-ELEMEN Istilah-istilah field, unsure data, atribut, dan elemen digunakan secara bergantian untuk menyebutkan blok data terkecil yang disimpan dan digunakan dalam system informasi, jika hanya beberapa bagian field yang cocok bagi pemakai, maka foeld harus dipisahkan menjadi beberapa unsure data yang terpisah. Fielddapat terdiri atas karakter tunggal atau nomor tunggal, atau terdiri dari beberapa karakter atau nomor. Contoh-contoh field adalah : • Nama pelanggan • Nomor tunjangan sosial karyawan • Nomor pesanan pembelian Field biasanya secara logis berkaitan dengan field lainnya, Pengelompokkan logis atas field disebut Catatan ( Record ). Catatan merupakan kelompok unsure-unsur data yang memuat beberapa entitas seperti ; Karyawan, Pelanggan, Pemasok, Faktur, dll. Okurensi data struktur catatan memiliki okurensi yang disebut instances. Okurensi catatan adalah himpunan spesifik nilai-nilai data untuk catatan. Panjang catatan-tetap dan variabel catatan dengan panjang-tetap lebih mudah untuk dimanupulasi dalam aplikasi-aplikasi komputer dibandingkan catatan dengan panjang-variabel karena ukuran catatan dengan panjang-tetap distandarkan. Sebagian besar catatan yang disimpan dalam direct access storage devices (DASDs) adalah catatan dengan panjang-tetap. Catatan panjang variable : 1. Akhir dari catetan di indikasikan dengan simbol. 2. Secara efisien memanfaatkan ruang penyimpangan yang tersedia,tetapi memanipulasi catetan lebih sulit. 3. Salah satu pendekatannya adalah catetan penjejak. Catatan penjejak adalah perluasan dari catetan master. Kunci catatan dan urutan file kunci catatan merupakan unsur data atau kombinasi unsur data yang secara unik mengidentifikasikan catatan tertentu dalam file. Kunci primer adalah field yang digunakan untuk menyotir catatan-catatan dalam file. Kunci sekunder adalah digunakan untuk menentukan posisi relatif antar kumpulan catatan manakal kunci primer memiliki nilai yang sama untuk setiap catatan-catatan dalan kumpulan. Kunci-kunci adalah penting karena diperlukan untuk memproses dan melokasikan catatan - catatan dalam file. Teknologi Database Pengembangan dalam teknologi untuk melakukan masukan data ke komputer secara umum berperan dalam perkembangan database secara pesat. Dengan sistem manajemen databes , data disimpan dalam format standar dengan menggunakan bahasa definisi data - data definition language, dimanipulasi dan dimutakhirkan dengan menggunakan bahasa manipulasi database - database manipulation language, dan dipanggil dengan menggunakan bahasa kueri database-database. Layanan informasi online Banyak perusahaan mengumpulkan informasi dari layangan on-line yang harus dikaitkan secara sistematis dengan sistem informasi mereka. Expert system sistem ahli membantu pengambilan keputusan tingkat tinggi dan telah sukses diterapkan dalam beberapa area. Pemrograman berorientasi - objek Meliputi pendefinisian objek-objek dari daftar atau kumpulan informasi yang rumit. Hal menjadi objek : daftar komponen-komponen persediaan, kelompok pelanggan, atau bahkan kumpulan foto. Sistem hiperteks Memungkinkan para pemakai untuk mengambil database dengan cara random melalui pemilihan kata-kata kunci. Sistem database intelijen Sistem ini merefleksikan kecenderungan penggabungan seluruh teknologi-teknologi terbaru, termasuk yang paling muktahir, ke dalam satu sistem database. • Penjelasan tiga tingkatan arsitektur yang ada dalam database 1. Arsitektur tingkat konseptual merupakan kumpulan beragam elemen informasi yang akan digunakan untuk tujuan-tujuan yang telah dipilih. 2. Arsitektur tingkat logis merupakan pengimplementasian data base yang didefinisikan pada tingkat konseptual, harus ditetapkan file dan catatan-catatan spesifik yang membentuk struktur data logis. 3. Arsitektur tingkat fisik berkaitan dengan tehnik-tehnik implementasi dan isu-isu khusus yang berhubungan dengan metode-metode pengaksesan data. Rincian arsitektur database : 1. Tingkat konseptual • Isi database, Penggunaan database, Laporan yang diinginkan, Informasi yang diketahui 2. Tingkat logis Struktur data logis : • Pohon ( secara hirarki ), jaringan, dan hubungan ( relasional ) 3. Tingkat fisikal Metode-metode Akses : • Sekuensial, sekuensial terindeks, langsung. Sistem manajemen database dan arsitekturnya: 1. Arsitektur tingkat konseptual : mencakup pendefinisian terminologi-terminologi umum dalam database dan kebutuhan penggunaan data.meliputi : a) Isi database b) Penggunaan database c) Laporan yang diinginkan d) Informasi yang ingin diketahui 2.arsitektur tingkat logis : mencakup pendefinisian struktur data logis, yang dapat dilakukan dengan model hirarkis, jaringan atau relasional. Meliputi : a) Pohon b) Jaringan c) Hubungan (rasional) 3.arsistektur tingkat fisik : mencakup pendefinisian metode-metode akses-file, baik yang sekuensial, terindeks atau langsung. Meliputi : a) Sekuensial b) Sejuensial terindeks c) Langsung 3 Metode dalam pembahasan tingkat fisik arsitektur database : 1. File terakses secara sekuensial, yaitu catatan – catatan hanya dapat diakses dalam sekuens yang telah ditentukan sebelumnya. Sekuens yang telah ditentukan umumnya merupakan hasil catatan yang telah disortir dalam beberapa kunci catatan. Organisasi file sekuensial bukan merupakan alat sortir data yang bermanfaat jika hanya terdapat sedikit saja catatan yang akan diakses dalam file yang memuat banyak catatan, karena akan menimbulkan pelambatan dalam unit penyimpanan disk. File sekuensial bermanfaat dalam pemrosesan batch, yang secara normal mengakses seluruh catatan dalam file. Pemrosesan batch umumnya meliputi penyortiran dan pemrosesan seluruh catatan dalam file transaksi dan file master. 2. File terindeks, setiap atribut dapat diekstrak dari catatan dalam file utama (primer) dan digunakan untuk membuat file baru yang bertujuan menyediakan indeks untuk file asli. Proses ini diperhitungkan akan lebih cepat dibandingkan pencarian secara sekuensial setiap catatan dalam file, khususnya jika keseluruhan indeks dapat dimuat dalam memori primer sebelum dilakukan pencarian. Kecepatan pencarian dalam memori primer tergantung pada pencarian dalam disk. File dikatakan terinveksi secara penuh jika ada indeks untuk seluruh field nya. Waktu pemrosesan dibutuhkan untuk menbagi file terinveksi penuh, karena indeks – indeks harus dimutakhirkan jika catatan – catatan ditambahkan, dihapuskan atau dimodifikasikan. File sekuensial – terindeks adalah file sekuensial yang tersimpan dalam DASD dan di indeks serta disortir secara fisik dalam field yang sama. File – file tersebut umumnya berhubungan dengan file ISAM, dimana berlaku sebagai kontraksi metode akses sekuensial – terindeks. Struktur ISAM mencakup 3 area yang berbeda : a. Indeks, merupakan peta yang menghubungkan field kunci catatan dengan alamat – alamat yang berkaitan di area utama. b. Area utama, merupakan bagian dari disk dimana catatan – catatan actual ditulis. c. Area tambahan, merupakan bagian terpisah dari disk yang dialokasikan bagi file untuk memuat tambahan yang dibuat, tanpa melakukan pemrosesan ekstensif terhadap file awal. 3. File terakses secara langsung, memungkinkan catatan – catatan individual dapat dipanggil secara cepat tanpa menggunakan indeks. Ini dapat dilakukan dengan menghubungkan setiap catatan dengan lokasi penyimpanan yang memiliki kaitan dengan nilai – nilai kunci catatan yang bersangkutan. Oleh karena itu, dengan metode akses – langsung, satu – satunya hal yang dibutuhkan untuk menempatkan catatan adalah nilai kuncinya. Salah satu metode yang digunakan untuk menyimpan dan menempatkan catatan – catatan dalam file akses – langsung, yaitu dengan membuat field kunci catatan yang bersangkutan berhubungan langsung skema kode yang digunakan oleh computer untuk mengidentifikasikan alamat fisik dalam DASD. Arsitektur fisik, perangkat keras, dan waktu tanggap Waktu tanggap dapat menjadi masalah utama untuk database besar yang melakukan akses ratusan, atau bahkan ribuan pemakai dalam waktu yang sama. Dari sisi perangkat keras, waktu tanggap dipengaruhi oleh waktu akses fisik. Ini adalah waktu yang dibutuhkan CPU untuk melakukan pemanggilan blok tunggal data dari disk, yang disebut waktu akses disk. Factor lain yang dapat mempengaruhi waktu tanggap adalah bagaimana catatan data secara fisik didistribusikan dalam disk. Dalam hard disk, data dalam trek atau silinder yang sama dapat diakses tanpa memindahkan alat baca – tulis. Ini berarti dalam beberapa kasus, memungkinkan untuk mempercepat aplikasi database dengan menyimpan catatan file data tertentu secara berurutan dalam satu atau lebih silinder disk. Kebutuhan menyimpan file secara berurutan bergantung pada arsitektur fisik database dan metode akses – file yang digunakannya. SISTEM MANAJEMEN DATABASE DAN DATABASE DALAM PRAKTIK System manajemen database ialah program computer yang memungkinkan pemakai untuk membuat dan memutakhirkan file, memilih dan memanggil data, dan untuk menghasilkan beragam keluaran dan laporan. System manajemen database mencakup 3 atribut untuk pengelolaan dan pengorganisasian : 1. Bahasa deskripsi data (DDL) Memungkinkan administrator database untuk mendefinisikan struktur logika database, yang disebut skema. Skema mencakup : a. nama elemen data b. jenis data (numeric, alphabet data, dll) dan nomor posisi decimal jika elemen data numeric. c. jumlah posisi (misalnya 9 posisi untuk nomor jaminan social) DDL juga digunakan untuk mendefinisikan subskema, yang merupakan database yang dapat dilihat pemakai individual. DDL dapat digunakan untuk membuat, memdifikasi, dan menghapus tabel – tabel dalam lingkup relasional. 2. Bahasa manipulasi data (DML) DML mencakup perintah – perintah untuk pemutakhiran, pengeditan, manipulasi dan ekstraksi data. Dalam banyak kasus, pemakai tidak perlu menggunakan DML, tetapi program aplikasi (misalnya, program penggajian atau system akuntansi interaktif) secara otomatis menghasilkan pernyataan DML untuk memenuhi kebutuhan para pemakai. 3. Bahasa kueri data (DQL) DQL adalah bahasa yang mudah digunakan atau penghubung yang memungkinkan pemakai untuk meminta informasi dari database. Terdapat pemghubung bahasa alami yang memungkinkan para pemakai untuk meminta informasi dengan menggunakan bahasa sehari – hari. Sistem tersebut dapat mengenali beragam gaya bahasa permintaan, dan jika pemakai menyampaikan permohonan yang tidak lengkap, system akan menyampaikan pertanyaan seperlunya untuk memastikan masalahnya.

8. PENGAMBILAN KEPUTUSAN & LAPORAN-LAPORAN MANAJEMEN.

Pada suatu perusahaan atau organisasi amatlah penting dibutuhkannya sikap pengambilan keputusan yang sangat tepat yang biasanya juga pada proses pengambilan keputusan itu hanyalah seorang atasan atau manajer yang berhak atas sikap tersebut. Manajemen didesentralisasikan sampai suatu tingkat diman keputusan-keputusan dibuat pada tingkatan terendah organisasi dan disentralisasikan sampai ke tingkatan atas organisasi. Perencanaan dan Pengendalian > merupakan aktivitas-aktivitas fundamental yang biasa dilakukan oleh seluruh manajer. Pengendalian keputusan sehari-hari ini melibatkan keputusan yang berkaitan dengan berbagai aktivitas, seperti : Mengorganisasikan pekerjaan-pekerjaan yang akan dilaksanakan dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut Memperoleh sumberdaya-sumberdaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang dikehendaki Mengalokasikan dan menentukan pengunaan sumberdaya-sumberdaya yang ada Mengkoordinasikan karyawan bila dibutuhkan untuk tujuan-tujuan perusahaan Memonitor aktivitas-aktivitas perusahan serta mengambil tindakan bila terjadi kesalahan Manajer dan keputusan • Pengambilan Keputusan Merupakan suatu proses yang dilakukan manajer untuk memilih berbagai alternatif yang tersedia yang akan dilakukan dimasa datang. Terdapat 6 tahap sisitematis yang dilakukan manajer ketika mengambil keputusan: • Mengidentifikasikan dan mendefinisikan masalah • Menentukan alternatif tindakan • Mengevaluasi tindakan-tindakan yang mungkin • Memilih alternatif tindakan terbaik • Melaksanakan alternatif tindakan yang dipilih • Melakukan tindak lanjut untuk meyakinkan dirinya bahwa hasil yang diinginkan dapat diperoleh • Informasi yang Berguna untuk Perencanaan dan Pengendalian Informasi berbeda dengan data, yaitu informasi berguna bagi pengambilan keputusan sedangkan data tidak. Data hanyalah bahan mentah untuk menghasilkan informasi. Kita akan memiliki informasi jika kita memperoleh data yang tepat & memprosesnya dengan melakukan klasifikasi, agregaasi, dan pengihtisaran. Kegunaan informasi berasal dari pengaruhnya terhadap keyakinan manajer yang berkaitan dengan kejadian-kejadian yang relevan dengan proses pengambilan keputusan. Sifat-sifat Informasi dan Tingkat Manfaat Sifat-sifat informasi diantaranya sebagai berikut : Tepat waktu (timelinnes), frekuensi dan kelambatan keduanya ditentukan oleh rancangan sistem informasi Kuantifiabilitas (quantifiability), sifat yang memiliki nilai-nilai numerik pada obyek-obyek peristiwa Akurasi (accuracy), informasi yang seksama dan bebas dari kesalahan Kepadatan (cinciseness), kuantitas informasi yang dapat diproses oleh manusia secara efektif sangat terbatas Relevasi (relevance), berkaitan dengan tujuan-tujuan perusahaan pada pengguna yang memerlukan informasi tersebut Nilai Informasi Informasi memiliki nilai yang berasal dari pengaruhnya terhadap komdisi-kondisi berikut : Akurasi--informasi benar dalam merefleksikan realitas Ketepatan waktu--informasi bersifat mutakhir Waktu tanggap--informasi tersedia denga cepat Kelengkapan--informasi berisikan segala sesuatu yang dibutuhkan Relevan--informasi mempengaruhi keputusan yanb dibuat Perangkat Lunak untuk Pengambilan Keputusan Database adalah kumpulan data yang digunakan untuk beberapa aplikasi yang berbeda. Perangkat lunak database -- memungkinkan manajer melakukan pencarian secara terstruktur untuk memperoleh informasi dalam database Kueri merupakan permintaan akan informasi yang berada dalam database SSP ( Sistem Support Putusan ) Memacu pada sistem informasi komputer yang digunakan untuk membantu proses pengambilan keputusan Ditujukan ke arah prosesan data dalam konteks keputusan dibandingkan ke arah perolehan data Memberikan respon cepat untuk memenuhi kebutuhan pengambil keputusan & mampu memberikan jawaban pertanyaan "bagaiman jika" Perangkat Lunak Spreadsheet adalah program yang digunakan untuk mengembangkan SSP Sistem Ahli merupakan SSP yang dikembangkan dengan canggih yang menggunakan pengetahuan umum yang dimiliki seorang ahli untuk memcahkan masalah. EIS (Excecutive Information System) adalah perangkat lunak yang dirancang untuk kebutuhan informasi strategies dari manajemen tingkat atas. Jenis-jenis Laporan Laporan terdiri dari 3 jenis, yaitu : 1. Laporan Perencanaan ( Bentuk keuangan / non-keuangan ) Berbentuk anggaran yang membantu manajer dalam mengalokasikan & memperoleh sumberdaya untuk operasi persahaan dimasa datang. 2. Laporan Pengendalian Laporan ini membantu manajer meyakinkan dirinya bahwa operasi berjalan sesuai rencana. Laporan ini mempunyai 2 elemen umum yaitu standar dan hasil sesungguhnya. 3. Laporan Operasional Laporan ini membantu individu-individu dalam melakukan aktivitas operasional sehari-hari. Laporan operasional befokus pada keadaan operasional sekarang. Pelaporan kepada Manajemen Sistem Pelaporan Merupakan hal yang penting untuk memandang laporan individu dalam konteks yang lebih besar dari keseluruhan sistem informasi yang dianggap bagian dari subsitem. Sistem pelaporan dapat dklasifikasikan menjadi 2 jenis, yaitu : Sistem Pelaporan Horizontal, menghasilkan informasi untuk perencanaan & pengendalian dalam fungsi-fungsi operasional yang terkait di perusahaan Sistem Pelaporan Vertikal, membentuk arus ke bawah dan ke atas untuk informasi yang penting bagi perencanaan dan pengendalian Baik sistem horizontal maupun vertikal merupakan dasar penting untuk sejumlah sistem pelaporan yang terspesifikasi (akuntansi biaya, sistem pelaporan akuntansi, pusat-pusat pertanggungjawaban dan pusan laba) Sistem Pelaporan Keuangan dan Biaya Tujuan sistem ini adalah untuk menghasilkan laporan pertanggungjawaban unyuk pemilik dan kreditor perusahaan. sistem ini berfokus pada pembuatan / penyajian laporan-laporan tradisional yaitu laporan laba-rugi, laporan posisi keuangan, laporan perubahan posisi keuangan. Sistem pelaporan akuntansi biaya seringkali bertujuan menghitung angka-angka harga pokok penjualan dan barang jadi yang akan digunakan dalam sistem pelaporan keuangan. Sistem Pelaporan Akuntansi Pertanggungjawaban Konsep akuntansi pertanggungjawaban menyatakan bahwa seluruh kejadian dalam lingkungan dapat ditelusuri ke pertanggungjawaban individu tertentu. Sebagai contoh, anggaplah sebuah perusahaan manufaktur harus membuang sejumlah besar barang jadi akibat masalah bahan baku di bawah standar. Konsep akuntansi pertanggungjawaban menyatakan bahwa individu tertentu harus bertanggung jawab atas terjadinya peristiwa tersebut. Dalam kasus ini, masalah yabg muncul mungkin diakibatkan oleh manajer inspeksi bahan baku. Sistem Profitabilitas Pelaporan profitabilitas mencakup suatu sistem anggaran dan laporan pengendalian yang meliputi berbagai tingkat dalam bagan organisasi dimana perencanaan laba merupakan konsep utamanya Manfaat dari pelaporan profitabilitas adalah sebagai alat perencanaan dan alat pembantu dalam melakukan evakuasi Keunggulanya adalah memberikan pandangan pada masing-masing manajer mengenai kontribusi unit-unit organisasi terhadap laba perusahaan secara keseluruhan

7. PENGEMBANGAN SISTEM (SUATU SURVEI).

Konsep Siklus Hidup Pengembangan Sistem Pengembangan sistem adalah proses memodifikasi atau mengubah sebagian atau seluruh sistem informasi. Analisis sistem merupakan tanggungjawab untuk pengembangan rancangan umum aplikasi-aplikasi sistem. Terdapat empat tahap atau langkah umum dalam analisis system yaitu: 1. Survei sistem berjalan 2. Menngidentifikasi kebutuhan informasi pemakai 3. Mengidentifikasi kebutuhan sistem yang perlu untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai 4. Penyajian laporan analisis sistem Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan formulasi spesifikasi rinci dari sistem yang diusulkan. Terdapat tiga tahap dalam perancangan sistem: 1. Evaluasi rancangan alternatif dari sistem yang diusulkan 2. Penyajian spesifikasi rancangan rinci 3. Penyajian laporan perancangan system Siklus Hidup Pengembangan Sistem Konsep siklus hidup mempunyai implikasi bahwa setiap proyek pengembangan sistem harus dibagi dalam tahap-tahap berbeda dengan titik pengendalian manajemen yang formal diletakkan diantara tahap-tahap. Rekayasa ulang bisnis Rekayasa ulang bisnis adalah istilah yang diterapkan dalam pengembangan sistem dimana seluruh fungsi bisnis dirancang ulang dari dasar. Rekayasa ulang bisnis didorong oleh beberapa faktor. Salah satunya yaitu gerakan gugus kinerja mutu-total quality manajemen dalam bisnis. 1. Melakukan sesuatu lebih banyak dengan cara yang lebih sedikit. TQM mensyaratkan produksi berkualitas tinggi, efisiensi operasional, dan pengembangan operasi secara berkesinambungan. TQP menekankan “melakukan sesuatu lebih banyak dengan cara yang lebih sedikit”. 1. Rekayasa ulang dan inovasi proses Rekayasa ulang dan inovasi proses adalah berpikir-ulang secara fundamental dan merancang-ulang proses bisnis untuk menghasilkan pengembangan dramatis dalam pengukuran kinerja kontemporer yang penting seperti biaya, kualitas, dan kecepatan. 1. Peran teknologi informasi Teknologi informasi merupakan alat tepat untuk melakukan inovasi proses. Tetapi teknologi informasi tidak dapat mengubah proses itu sendiri. Faktr sumber daya manusia juga harus diperhitungkan. Inovasi proses tidak muncul tanpa pertimbangan yang cermat atas masalah teknik dan manusia. Standar-Standar Dokumentasi Tinjauan atas dokumentasi pengembangan sistem Format khusus dari dokumentasi pengembangan sistem biasanya disebutkan dalam standar-standar dokumentasi pengembangan sistem organisasi. 1. Studi kelayakan: analisis yang dilakukan untuk menentukan apakah proyek layak dipertimbangkan atau tidak. Tujuannya untuk menjawab seluruh pertanyaan kelayakan teknis, ekonomis dan operasional. 2. Diagram arus logis 3. Kamus-kamus data: mendokumentasikan muatan khusus basis data 4. Perancangan konseptual: dasar perancangan sistem yang rinci. 5. Laporan perancangan sistem: translasi dari laporan perancangan konseptual ke dalam kinerja sistem yang rinci dan spesifikasi fungsional yang diperlukan untuk memulai perancangan sistem secara fisik 6. Bagan alir dan tabel keputusan 7. Deskripsi program 8. Prosedur-prosedur operasi, manual berjalan. Manual berjalan adalah kumpulan dokumen yang terorganisasi yang berkaitan dengan prosedur-prosedur operasi mencakup aplikasi-aplikasi tertentu 9. Deskripsi berkas; prosedur-prosedur memasukkan data 10. Rencana pengubahan 11. Skedul operasi dan perwatan 12. Rencana audit 13. Komentar pemakai Teknologi dan praktik pengembangan sistem Pengendalian Produktivitas Analis/Pemrogram Pemrograman terstruktur adalah konsep yang berkaitan dengan gaya pemrograman umum, dan dalam sebagian besar format abstraknya, merupakan jenis dari logika simbolis, yang berkaitan dengan ketepatan dan perancangan program. Structured programming meliputi pengembangan standar rancangan program yang menspesifikasikan bagaimana cara para pemrograman dan bagaimana program-program dirancang secara memadai Computer aidded software engineering (CASE) CASE merupakan proses yang menggunakan teknologi perangkat lunak komputer yang menunjang bidang rekayasa otomatis untuk mengembangkan dan memelihara perangkat lunak. CASE ditujukan untuk meningkatkan produktivitas, memperbaiki kualitas perangkat lunak melalui perbaikan standar dan analisis dan mengurangi biaya pengembangan. CASE terdiri atas beragam peralatan: 1. Repositori (pusat CASE) 2. Peralatan pendiagraman 3. Pemverifikasi syntax 4. d. Prototyping 5. Pembuatan kode 6. Manajemen proyek Secara konseptual terdapat beberapa masalah dalam pendekatan prototyping 1. Sistem yang tidak selesai tidak dapat diterima sebagai sesuatu yang selesai 2. Kesulitan mengelola dan mengendalikan proses yang menimbulkan banyak perubahan Rekayasa Ulang Adalah proses pengutipan segmen-segmen kode yang digunakan ulang dari perangkat lunak yang ada, kemudian merestrukturisasi kode ini untuk meningkatkan efisiensi dan kegunaan ulangnya. Pengendalian Perubahan Progam Pengendalian perubahan program memperhatikan pemeliharaan program aplikasi. Tujuan pengendalian itu adalah untuk mencegah penggelapan yang potensial dan perubahan yang tidak terotorisasi sebelum progam-program diuji dan disetujui. Pemisahan Tugas Dokumentasi perubahan program harus diakumulasikan dalam perubahan program, yang menyediakan akumulasi perbuahan untuk setiap program aplikasi terpisah. Administrasi Basis Data (DBA) Fungsi administrasi basis data (DBA) merupakan hal penting dalam perancangan dan pengendalian seluruh elemen manajemen data dan sistem basis data. Fungsi DBA seperti pendefinisan data dan keamanan data, sc tradisionaldilaksanakan secara terpisah, barangkali juga oleh orang yang berbeda, untuk setiap program aplikasi terpisah dan berkas-berkas yang berkaitan. Perencanaan Dan Pengorganisasian Proyek Seleksi Proyek Jika sumber daya organisasi terbatas, sumberdaya pengembangan proyek harus dialokasikan ke proyek-proyek yang bersangkutan yang dapat menghasilkan manfaat terbesar bagi organisasi. Seleksi proyek biasanya merupakan tanggungjawab dewan pengarah(steering committee) atau unit organisasi lain untuk menjamin adanya partisipasi pemakai dalam proses seleksi. Tim Proyek Pimpinan proyek memiliki tanggungjawab langung kepada dewan pengarah dalam hal perkembangan dan penyelesaian proyek. Dewan pengarah atau unit organisasi serupa digunakan sebagai jaminan adanya keterlibatan pemakai dalam pekerjaan di departemen sistem informasi. Perincian Proyek Ke Dalam Tahap-Tahap Dan Tugas-Tugas Untuk merencanakan dan mengendalikan proyek secara efektif, aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan dirincikan atau dipilah-pilah menjadi daftar tugas dan tahap-tahap yang lengkap. Tujuan perincina proyek adalah membantu penugasan dan pengendalian tenaga kerja dan sumberdaya proyek lainnnya. Estimasi Waktu Mengestimasikan wakt penyelesaian tugas secara akurat untuk proyek sistem merupakan hal yang sulit karena adanya ketidakpastian-ketidakpastian yang inheren dalam pengembangan sistem. Pengukuran kerja mencakup empat dasar: 1. Identifikasikan tugas-tugas yang akan diestimasikan 2. Untuk setiap tugas, estimasikan total ukuran atau volume tugas dalam suatu pola tertentu 3. Konversikan estimasi ukuran atau volume ke dalam estimasi waktu dengan mengalikan estimasi ukuran atau volume dengan tarif pemrosesan standar atau yang diestimasikan 4. Sesuaikan tarif pemrosesan yang diestimasikan untuk mempertimbangkan masalah-masalah seperti waktu menganggur, kompleksitas tugas, atau pembaruan tugas-tugas

Minggu, 25 November 2012

6. APLIKASI – APLIKASI SIKLUS PRODUKSI & KEUANGAN.

Siklus Produksi adalah rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan dataterkait yang terus terjadi yang berkaitan dengan pembuatan produk. b. Aktivitas-Aktivitas Siklus Produksi Informasi akuntansi biaya yang akurat dan tepat waktu merupakan input pentingdalam keputusan mengenai hal-hal berikut ini :‡ Bauran produk ‡ Penetapan harga produk ‡ Alokasi dan perencanaan sumber daya (contoh apakah membuat atau membeli)‡ Manajemen Biaya Ada empat aktivitas dasar dalam siklus produksi : 1. Perancangan Produk ‡ Langkah pertama dalam siklus produksi adalah Perancangan produk. Tujuan aktivitas ini adalah untuk merancang sebuah produk yang memenugi permintaan dalam hal kualitas, ketahanan, dan fungsi, dan secara simultan meminimalkan biaya produksi. Dokumen dan prosedur: Aktivitas perancangan produk menciptakan dua dokumen utama :‡ Daftar bahan baku‡ Daftar operasi Bagaimana para akuntan dapat terlibat dalam perancangan produk ? Para akuntan dapat memberikan informasi yang menunjukkan bagaimana berbagai desain dapat mempengaruhi biaya produksi dan tingkat laba. Memastikan bahwa SIA dirancang untuk mengumpulkan dan memberikan informasi mengenai biaya penyetelan mesin dan penanganan bahan baku yang terkait dengan berbagai alternatif desain produk. Dengan memberikan data mengenai biaya perbaikan dan jaminan yang terkait dengan produk yang ada dapat berguna untuk mendesain produk yang lebih baik. 2. Perencanaan dan Penjadwalan Langkah kedua dalam siklus produksi adalah perencanaan dan penjadwalan. Tujuan dari langkah ini adalah mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan yang ada dan mengantisipasi permintaan jangka pendek tanpamenimbulkan kelebihan persediaan barang jadi. Apakah dua metode yang biasa dari perencanaan produksi ? 1. Perencanaan sumber daya produksi (MRP-II) MRP-II adalah kelanjutan dari perencanaan sumber daya bahan baku yang mencarikeseimbangan antara kapasitas produksi yang ada dan kebutuhan bahan baku untuk memenuhi perkiraan permintaan penjualan. 2. Sistem produksi Just-in-time (JIT) Tujuan produksi JIT adalah meminimalkan atau meniadakan persediaan bahan baku, barangdalam proses, dan barang jadi.‡ Dokumen, formulir dan prosedur: Jadwal induk produksi (MPS) menspesifikasikan seberapa banyak produk akan diproduksi selama periode perencanaan dan kapan produksi tersebut harus dilakukan. Permintaan bahan baku mensahkan pengeluaran jumlah bahan baku yang dibutuhkan dari gudang ke lokasi pabrik, tempat bahan tersebut dibutuhkan. Perpindahan selanjutnya dari bahan baku di sepanjang pabrik akan didokumentasikan dalamdalam kartu perpindahan. Bagaimana para akuntan dapat terlibat dalam perencanaan dan penjadwalan? Akuntan harus memastikan bahwa SIA mengumpulkan dan melaporkan biaya secara konsisten dengan teknik perencanaan produksi perusahaan.Para akuntan juga dapat membantu perusahaan memilih antara MRP-II atau JIT untuk melihat manakah yang lebih tepat untuk perencanaan dan penjadwalan produksi perusahaan. 3. Produksi Aktual dari Produk. Cara aktivitas ini dicapai sangat berbeda di berbagai perusahaan. Salah satunya dengan menggunakan computer-integrated manufacturing (CIM). Computer-IntegratedManufacturing (CIM) adalah penggunaan berbagai bentuk TI dalam proses produksi, sepertirobot dan mesin yang dikendalikan oleh kompute, untuk mengurangi biaya produksi.‡ Setiap perusahaan membutuhkan data mengenai 4 segi berikut ini dari operasi produksinya : 1. Bahan baku yang digunakan 2. Jam tenaga kerja yang digunakan 3. Operasi mesin yang dilakukan 4. Serta biaya overhead produksi lainnya yang terjadi 5. Akuntansi Biaya Langkah terakhir dalam siklus produksi adalah akuntansi biaya. Apakah tiga tujuan dasar dari sistem akuntansi biaya itu ? a. Untuk memberikan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja darioperasi produksi b. Memberikan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam menetapkanharga serta keputusan bauran produk. c. Mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan untuk menghitung persediaanserta nilai harga pokok penjualan yang muncul di laporan keuangan perusahaan.Dua jenis sistem akuntansi biaya 1. Harga pokok pesanan 2. Harga pokok proses‡ Perhitungan biaya pesanan membebankan biaya ke batch produksi tertentu, atau pekerjaan tertentu.‡ Perhitungan biaya proses membebankan biaya ke setiap proses, dan kemudian menghitung biaya rata-rata untuk semua unit yang diproduksi.Pilihan perhitungan biaya berdasarkan pesanan atau proses hanya mempengaruhi metodeyang digunakan untuk membebankan biaya-biaya tersebut ke produk, bukan pada metode pengumpulan data. APLIKASI-APLIKASI SIKLUS PRODUKSI Pengendalian produksi, pengendalian persediaan, akuntansi biaya, dan akuntansi property/kepemilikan merupakan fungsi-fungsi umum dalam siklus produksi di perusahaan- perusahaan manufaktur. Hanya sediklit kemungkinan adanya siklus produksi sebagai suatusiklus yang terpisah, dalam sebuah perusahaan non-manufaktur, tetapi hamper sebagian besar perusahaan mempunyai persediaan dan mengelola beberapa bentuk aktivitas produktif,seperti menjual barang dan jasa. Jadi, prinsip-prinsip pengendalian produksi relevan untuk sebagian besar organisasi.‡ Pengendalian Produksi System akuntansi biaya berfokus pada pengelolaan persediaan manufacturing: bahan baku, barang dalam proses, dan produk selesai. Job costing merupakan prosedur dimana biayadidistribusikan ke pekerjaan atau order produksi tertentu. Ini membutuhkan system pengendalian order produksi. Dalam penentuan biaya berdasarkan proses produksi (process costing), biaya dikumpulkandalam proses atau departemen berdasarkan periode (hari, minggu, atau bulan). Pada setiapakhir periode, biaya setiap proses dibagi berdasarkan unit yang diproduksi untuk mencari biaya rata-rata per unit. Process costing digunakan jika tidak mungkin atau tidak memuaskanuntuk mengidentifikasikan banyak pekerjaan atau perkumpulan produksi. Klasifikasi proses atau departemen dapat dirancang sesuai dengan distribusi biaya atau tujuan pelaporan produksi. Klasifikasi ini mendukung tujuan-tujuan akuntansi biaya proses dan pengendalian produksi dengan order berulang. “Biaya” baik dalam job maupun process costing dapat berupa biaya actual atau biaya yang ditetapkan terlebih dahulu (contoh:biaya standar).System akuntansi biaya meliputi baik pengendalian produksi maupun persediaan; keduanya sangat berkaitan dengan masukan order, penagihan, penggajian, pengiriman, dan prosedur- prosedur pembelian. Pengendalian intern atas persediaan dan produksi didasarkan padafungsi-fungsi terpisah dan catatan-catatan dasar dan dokumentasi, seperti order produksi,formulir-formulir permohona bahan, dan kartu jam kerja. Perlindungan terhadap persediaan dari pencurian fisik meliputi pengamanan terhadap persediaan seperti juga dilakukannya perhitungan fisik periodic dan pengujian terhadap catatan secara independen.‡ Pengendalian Persediaan Pengendalian persediaan dapat dicapai melalui catatan-catatan dan laporan-laporan persediaan yang menyajikan informasi seperti penggunaan persediaan, saldo persediaan,tingkat minimal dan maksimal persediaan. Titik order ulang dan prosedur-prosedurnya harusditetapkan. Titik order ulang adalah tingkat persediaan dimana harus dilakukan order tambahan untuk menghindari kurangnya persediaan. Penentuan titik order ulangmensyaratkan dilakukan analisis permintaan produk, biaya setup pengorderan atau produksi,lead time pasokan atau produksi, biaya penanganan persediaan, dan biaya-biaya yang berkaitan dengan kondisi tidak adanya persediaan seperti kerugian penjualan atau penggunaan fasilitas-fasilitas produksi secara tidak efisien. Karena tujuan pengendalian persediaan adalah meminimalkan total biaya persediaan, keputusan penting yang harus di buat adalah besarnya kuantitas ekonomis setiap order pembelian; yang disebut economicorder quantity (EOQ). Kuantitas order ulang harus sama dengan carrying cost dan totalordering cost. Produksi Just In Time (JIT) Produksi just in time (JIT) adalah istilah yang digunakan untuk menjelaskan system produksidimana barang-barang hanya diproduksi hanya sesuai dengan kebutuhan operasi mendatang.System JIT berbeda dengan system produksi konvensional dimana persediaan barang dalam proses, bahan baku, dan produk jadi diminimalkan atau bahkan dieliminasisecara total.Persediaan bahan baku, persediaan barang dalam proses, dan persediaan produk jadiditunjukkan dengan kotak-kotak terputus-putus. Persediaan digunakan sebagai cadangan untuk operasi-operasi yang berbeda. Persediaan dieliminasi dengan menganalisis operasi secara seksama untuk membuat tingkat produksi konstan yang menyeimbangkan masukan dan keluaran untuk setiap setiap tahap produksi. Produksi JIT juga menekankan perlunya pengendalian kualitas. Karena persediaan diminimalkan, produksi yang cacat haruss segeradikoreksi agar alur produksi alur produksi yang konstantetap terjaga. Para pemasok menjamin pengiriman barang tanpa cacat secara tepat waktu sehingga dapat segera dimasukkan dalam produksi, tidak harus ditempatkan terlebih didalam persediaan bahan baku.Manfaat keuangan dari produksi JIT secara umum berasal dari pengurangan tingkat persediaan secara keseluruhan. Ini mengurangi total investasi perusahaan dalam persediaan.Biaya-biaya penyimpanan dan penanganan persediaan, keuangan, ruang penyimpanan dan beban keuangan terhadap total biaya persediaan turun, mungkin sangad mencolok. Manfaatlain dalam meliputi biaya tenaga kerja yang turun karena rancang ulang alur produksi yangkonstan, diskon kuantitas dari pemasok yang sebaliknya menerima kontrak jangka panjangdari perusahaan, dan peningkatan kualitas produksi dan pengurangan biaya limbah dan barang rusak yang berkaitan. Aktivitas Siklus Produksi Siklus Produksi adalah rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan data terkait yang terus terjadi yang berkaitan dengan pembuatan produk. Siklus hidup produk manajemen (atau PLCM) adalah suksesi strategi yang digunakan oleh manajemen bisnis sebagai produk berjalan melalui siklus hidup-nya. Kondisi di mana suatu produk dijual (iklan, saturasi) perubahan dari waktu ke waktu dan harus dikelola sebagai bergerak melalui tahap suksesi nya. Siklus hidup produk (PLC) Seperti manusia, produk juga memiliki busur. Dari lahir sampai mati, manusia melewati berbagai tahap misalnya kelahiran, pertumbuhan, kematangan, penurunan dan kematian. Sebuah siklus hidup serupa terlihat dalam hal produk. Siklus hidup produk berjalan melalui beberapa tahap, melibatkan disiplin profesional banyak, dan membutuhkan banyak keterampilan, alat dan proses. Siklus hidup produk (PLC) harus dilakukan dengan kehidupan sebuah produk di pasar sehubungan dengan bisnis / komersial dan biaya langkah-langkah penjualan. Untuk mengatakan bahwa suatu produk memiliki siklus hidup adalah untuk menegaskan tiga hal: Produk memiliki hidup yang terbatas, Penjualan produk melalui tahap yang berbeda, masing-masing tantangan yang berbeda berpose, peluang, dan masalah kepada penjual, Produk memerlukan pemasaran yang berbeda, pembiayaan, manufaktur, pembelian, dan strategi sumber daya manusia di setiap tahap siklus hidup. Empat tahap utama siklus hidup produk dan karakteristik yang menyertainya adalah: 1. Pasar tahap pengenalan • biaya sangat tinggi • penjualan lambat untuk memulai • sedikit atau tidak ada persaingan • permintaan harus dibuat • pelanggan harus diminta untuk mencoba produk • membuat uang pada tahap ini 2. Pertumbuhan tahap • mengurangi biaya karena skala ekonomi • volume penjualan meningkat secara signifikan • mulai meningkat • meningkatkan kesadaran publik • kompetisi mulai meningkat dengan pemain baru dalam membangun pasar • persaingan yang meningkat menyebabkan penurunan harga 3. Kematangan tahap • biaya diturunkan sebagai akibat dari volume produksi meningkat dan mengalami efek kurva • puncak volume penjualan dan kejenuhan pasar tercapai • peningkatan pesaing memasuki pasar • harga cenderung turun karena proliferasi produk yang bersaing • merek dan diversifikasi fitur ditekankan untuk memelihara atau meningkatkan pangsa pasar • Keuntungan industri turun 4. aturasi dan. Tahap penurunan • biaya menjadi kontra-optimal • penurunan volume penjualan • harga, mengurangi profitabilitas • keuntungan menjadi lebih tantangan produksi / distribusi efisiensi dari penjualan meningkat -Aktivitas-Aktivitas Siklus Produksi‡ Informasi akuntansi biaya yang akurat dan tepat waktu merupakan input penting dalamkeputusan mengenai hal-hal berikut ini:‡ Bauran produk ‡ Penetapan harga produk ‡ Alokasi dan perencanaan sumber daya (contoh apakah membuat atau membeli) ‡Manajemen Biaya‡ Ada empat aktivitas dasar dalam siklus produksi :‡ Perancangan Produk ‡ Perencanaan dan Penjadwalan‡ Operasi Produksi‡ Akuntansi Biaya Perancangan Produk (Aktivitas1)‡ Langkah pertama dalam siklus produksi adalah Perancangan produk.‡ Tujuan aktivitas ini adalah untuk merancang sebuah produk yang memenugi permintaandalam hal kualitas, ketahanan, dan fungsi, dan secara simultan meminimalkan biaya produksi.Perencanaan dan Penjadwalan (aktivitas2)‡ Langkah kedua dalam siklus produksi adalah perencanaan dan penjadwalan.‡ Tujuan dari langkah ini adalah mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan yang ada dan mengantisipasi permintaan jangka pendek tanpa menimbulkan kelebihan persediaan barang jadi.Operasi Produksi (Aktivitas 3)‡ Computer-Integrated Manufacturing (CIM) adalah penggunaan berbagai bentuk TI dalam proses produksi, seperti robot dan mesin yang dikendalikan oleh kompute, untuk mengurangi biaya produksi.‡ Setiap perusahaan membutuhkan data mengenai 4 segi berikut ini dari operasi produksinya : 1. Bahan baku yang digunakan 2. Jam tenaga kerja yang digunakan 3. Operasi mesin yang dilakukan 4. Serta biaya overhead produksi lainnya yang terjadiAkuntansi Biaya (Aktivitas 4)‡ Langkah terakhir dalam siklus produksi adalah akuntansi biaya.‡ Apakah tiga tujuan dasar dari sistem akuntansi biaya itu ? 1. Untuk memberikan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja darioperasi produksi 2. Memberikan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam menetapkanharga serta keputusan bauran produk. 3. Mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan untuk menghitung persediaanserta nilai harga pokok penjualan yang muncul di laporan keuangan perusahaan. Pengendalian: Tujuan,Ancaman, dan Prosedur Fungsi kedua dari SIA dirancang dengan baik adalah untuk memberikan pengendalian yang cukup untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan tersebut terpenuhi : 1. Semua produksi dan perolehan aktiva tetap diotorisasi dengan baik. 2. Persediaan barang dalam proses dan aktiva tetap dijaga keamanannya. 3. Semua transaksi siklus produksi yang valid dan sah akan dicatat.‡ Apakah ancaman-ancamannya ? • Transaksi yang tidak diotorisasi • Pencurian atau pengrusakan persediaan dan aktiva tetap • Kesalahan pencatatan dan posting • Kehilangan data • Masalah tidak efisien dan pengendalian kualitas‡ Apakah prosedur pengendalian itu ? • Ramalan penjualan yang akurat dan catatan persediaan • Otorisasi produksi • Larangan akses ke program perencanaan produksi dan ke dokumen pesanan produksi yang kosong • Tinjauan dan persetujuan biaya aktiva modal Kebutuhan Informasi dan Prosedur ‡ Fungsi ketiga dari SIA adalah untuk memberikan informasi yang berguna untuk mengambilan keputusan.Dalam siklus produksi, informasi biaya adalah dibutuhkan oleh para pemakai internal dan eksternal.Tradisional, kebanyakan sistem akuntansi biaya awalnya telah didesain untuk memenuhi permintaan pelaporan keuangan. SIKLUS KEUANGAN Manajemen keuangan dimulai dengan tujuan yang jelas proyek. Tujuan ini digunakan untuk mengembangkan sebuah rencana tindakan untuk mencapai mereka - rencana yang realistis, dapat dinilai dan merupakan cara yang paling efisien untuk mencapai tujuan. Rencana ini diterjemahkan ke dalam anggaran yang memberikan sumber daya untuk setiap aktivitas - penyusunan anggaran akan memberikan informasi tambahan tentang setiap aktivitas yang dapat menyebabkan rencana harus diubah. Ketika ini bagian dari siklus selesai, akan ada anggaran singkat yang mengalokasikan sumber daya untuk setiap aktivitas. Tujuannya adalah untuk membuat anggaran yang akan sedekat mungkin dengan operasi proyek yang sebenarnya. Ketika proyek dimulai, akuntansi juga dimulai. Catatan akuntansi dan laporan pada semua transaksi keuangan. Ada dua jenis akuntansi - akuntansi organisasi formal yang dilakukan oleh bagian akuntansi organisasi dan manajemen akuntansi dilakukan oleh manajer proyek. Secara periodik, seluruh proyek, manajer transfer informasi dari laporan akuntansi ke dalam anggaran. Selama fase ini manajer terus menerus membandingkan proyeksi anggaran dengan hasil aktual dari akuntansi. Kegiatan ini dapat menyebabkan intervensi manajemen dalam proyek untuk menangani bidang-bidang yang menjadi perhatian.

5. APLIKASI - APLIKASI SIKLUS PENDAPATAN & PENGELUARAN.

A. Siklus Pendapatan Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut. Apa sajakah dari empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan ? - Entri pesanan penjualan Proses entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap: - Mengambil pesanan dari pelanggan - Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan - Memeriksa ketersediaan persediaan - Pengiriman Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut, proses ini terdiri dari dua tahap: - Mengambil dan mengepak pesanan - Mengirim pesanan tersebut - Penagihan dan Piutang Usaha Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan, melibatkan: - Penagihan ke para pelanggan - Memelihara data piutang usaha - Penagihan Kas Langkah keempat (terakhir) dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas, melibatkan: - Menangani kiriman uang pelanggan - Menyimpannya ke bank Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai. B. Siklus Pengeluaran Siklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi. Apakah tiga aktivitas bisnis dasar dalam siklus pengeluaran ? a) Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan) Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan. • Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]): - Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan. • Metode-metode pengendalian persediaan alternatif : - MRP (material requirement planning) Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan. - JIT (just in time) Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan. b) Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan) Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan. • Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan-kebutuhan informasi: - Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama: 1. Memutuskan apakah menerima pengiriman 2. Memeriksa jumlah dan kualitas barang Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian. Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima. - Membayar barang, Perlengkapan dan jasa (layanan) Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembbayaran. 1. Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar 2. Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran BATASAN DFD SIKLUS PENGELUARAN Dalam DFD Tujuan utama siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total untuk pembelian dan pemeliharaan persediaan, pasokan, dan berbagai jasa yang diperlukan untuk menjalankan organisasi.

4. PEMROSESAN TRANSAKSI & STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN.

Struktur pengendalian intern suatu pihak mencakup kebijakaan dan prosedur-prosedur yang ditetapkan untuk menjamin bahwa tujuan tertentu dari pihak dapat dicapai. Struktur pengendalian intern mencakup tiga elemen ; lingkungan pengendalian, akutansi dan prosedur pengendalian. Pengendalian dapat diklasifikasikan baik sebagai pengendalian umum maupun pengendalian aplikasi. Metode standar untuk mengklasifikasikan pengendalian aplikasi adalah dengan memperhatikan apakah pengendalian tertentu telah diaplikasikan kepada masukan, pemrosesan , atau keluaran. Bab ini membahas dan mengilustrasikan variasi dari praktik praktik pengendalian yang umum. Pertimbangan etika harus diperhatikan dalam perancangan struktur pengendalian intern. Manusia merupakan elemen penting dalam stiap struktur pengendalian intern. .Penting untuk mengkomunikasikan dan memahami tujuan tujuan dari pengendalian intern. Tujuan tujuan pengendalian intern harus dipandang sebagai suatu yang relevan bagi individu individu yang akan terlibat dalam perngendalian sistem. Analiasis atas struktur pengendalian intern membutuhkan pemahaman atas struktur baik dalam masa perancangan maupun pada saat dioperasikan. Teknik analitis yang paling umum yang digunakan dalam analisis pengendalian intern adalah kuesioner pengendalian intern. Bagan arus analistis juga bermanfaat dalam analisis pengendalian intern. Prinsip prinsip dasar dari teori yang memadai telah dibahas karena analisis manfaat dan biaya dari sistem pengendalian intern memerlukan beberapa penilaian kelayakan sistem. A. Kebutuhan Akan Pengendalian a. Pengendalian dan Eksposur Pengendalian sangat erat hubungannya dengan eksposur, Eksposur terdiri dari dampak keuangan potensial yang berlipat ganda karena probabilitas kemunculannya. Jadi eksposur adalah risiko dikalikan dengan konsekuensi keuangannya. Eksposur tidak timbul dari kurangnya pengendalian. Pengendalian cenderung untuk mengurangi eksposur, tetapi kurangnya pengendalian jarang menyebabkan eksposur. Eksposur melekat dalam operasi setiap organisasi dan dapat timbul karena berbagai sebab. Eksposur-eksposur Umum Eksposur-eksposur yang sering terjadi dalam lingkungan bisnis yang umum, antara lain: • Biaya-biaya berlebihan • Pendapatan menurun • Kehilangan Aktiva • Akuntansi yang tidak akurat • Interupsi bisnis ( gangguan usaha atau bisnis ) • Sanksi wajib/ Sanksi perundang-undangan • Kerugian kompetitif Penipuan dan penggelapan, seperti: - Kejahatan kerah putih - Penipuan Manajemen - Pelaporan keuangan yang keliru - Kejahatan perusahaan b. Tujuan-tujuan Pengendalian dan Siklus-siklus Transaksi - Siklus Pendapatan: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa kepada pihak lain dan penagihan pembayaran. Tujuan pengendaliannya: Pelanggan diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen, harga dan syarat barang dan jasa yang disediakan diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen. - Siklus Pengeluaran: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari pihak lain dan penetapan kewajiban yang berkaitan. Tujuan pengendaliannya: Pemasok harus diotorisasi sesuuai dengan kriteria manajemen dan jumlah yang disampaikan kepada pemasok harus diklasifikasikan,diikhtisarkan,dan dilaporkan secara akurat. - Siklus Produksi: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan transformasi sumber daya menjadi barang dan jasa. Tujuan pengendaliannya: Rencana produksi harus diotorisasi sesuai dengan kriteria. - Siklus Keuangan: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan dan manajemen dana modal termasuk kas. Tujuan pengendaliannya: Akses ke kas dan efek-efek hanya diperbolehkan sesuai dengan kriteria manajemen. Tujuan-tujuan pengendalian ini di ambil dari konsep struktur pengendalian intern. Pertama, manajemen harus mengembangkan struktur pengendalian intern. Struktur ini kemudian dapat di aplikasikan ke siklus-siklus transaksi dengan mengembangkan tujuan-tujuan pengendalian spesifik untuk setiap siklus. B. Elemen-Elemen Struktur Pengendalian Intern Struktur pengendalian intern perusahaan terdiri dari kebijakan dan prosedur-prosedur untuk menyediakan jaminan yang memadai bahwa tujuan-tujuan perusahaan dapat di capai. Struktur pengendalian intern perusahaan terdiri dari tiga elemen : Lingkungan pengendalian, sistem akuntansi, dan prosedur-prosedur pengendalian. Konsep struktur pengendalian intern di dasarkan pada dua premis utama yaitu tanggung jawab manajemen dan jaminan yang memadai. Tanggung Jawab Manajamen Meskipun auditor ekstern, auditor intern, dan pihak-pihak lain secara langsung memperhatikan struktur pengendalian intern perusahaan, tanggung jawab utama struktur ini tetaplah pada manajemen. Jaminan Yang Memadai Konsep jaminan yang memadai harus di kaitkan dengan manfaat dan biaya pengendalian. Manajemen yang hati-hati tidak akan menghabiskan biaya untuk manfaat pengendalian yang lebih kecil dari biayanya. a. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian suatu organisasi merupakan dampak kolektif dari berbagai faktor dalam menetapkan, meningkatkan, atau memperbaiki efektifitas kebijakan dan prosedur-prosedur tertentu. Faktor-faktor itu mencangkup : - Filosofi dan gaya operasional manajemen - Struktur organisasi - Fungsi dewan komisaris dan anggota-anggotanya - Metode-metode membebankan otoritas dan tanggung jawab - Metode-metode pengendalian manajemen - Fungsi audit intern - Kebijakan dan praktik-praktik kepegawaian - Pengaruh dari luar yang berkaitan dengan perusahaan b. Sistem Akuntansi Sistem akuntansi suatu organisasi terdiri dari metode dan catatan-catatan yang di buat untuk mengidentifikasikan, mengumpulkan, menganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi organisasi dan menyelenggarakan pertanggungjawaban bagi aktifadan kewajiban yang berkaitan c. Prosedur-prosedur pengendalian Prosedur-prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur-prosedur yang tercangkup dalam lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang harus di tetapkan oleh manajemen untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa tujuan tertentu akan dapat di capai. Pengendalian akuntansi intern meliputi rencana organisasi dan prosedur-prosedur dan pencatatan-pencatatan yang berhubungan dengan penjagaan aktiva dan kelayakan laporan keuangan. Pengendalian akuntansi intern di rancang untuk memberikan jaminan memadai bahwa tujuan-tujuan tertentu telah sesuai dengan setiap sistem aplikasi yang signifikan di dalam organisasi. C. Alat Pengendalian Pemrosesan Transaksi Alat pengendalian pemrosesan transaksi merupakan prosedur-prosedur yang di rancang untuk meyakinkan bahwa elemen-elemen struktur pengendalian intern di implementasikan dalam sistem aplikasi khusus yang terdapat di dalam setiap siklus transaksi organisasi. Alat pengendalian pemrosesan transaksi terdiri dari pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum mempengaruhi seluruh pmrosesan transaksi. Pengendalian aplikasi berpengaruh khusus terhadap aplikasi-aplikasi individual. a. Pengendalian Umum Pengendalian umum memperhatikan keseluruhan lingkungan pemrosesan transaksi. Pengendalian umum mencangkup hal-hal berikut ini : - Rencana pengorganisasian pemrosesan transaksi - Prosedur-prosedur oprasi umum - Masalah pengendalian peralatan - Pengendalian peralatan dan akses data Sebagai contoh, di ambil dari hal-hal tersebut di atas : Ø Rencana pengorganisasian pemrosesan transaksi Rencana pengorganisasian dalam penanganna dan pemerosesannya di lakukan secara terpisah. Contoh : Fungi pustaka komputer menyelenggarakan penyimpanan program kompoter dan dokumentasi, tetapi tidak memiliki akses ke atau otoritas untuk mengoperasikan peralatan pengolahan komputer. Pengolahan data komputer harus tidak memiliki penanganan fisik maupun otoritas atas setiap aktiva selain hanya mengolah data aktiva. Contoh : Departemen-departemen yang bertanggung jawab atas penanganan fisik persediaan harus tidak melapor kepada wakil direktur bidang pengolahan data komputer. Ø Prosedur-prosedur oprasi umum Titik awal dan akhir untuk setiap fungsi pekerjaan harus di indikasikan secara jelas, seperti juga hubungan fungsi-fungsi pekerjaan satu sama lain. Contoh : Operator komputer memiliki akses terbatas kepada program-program dan file-file data. b.Pengendalian Aplikasi Pengendalian aplikasi di khususkan untuk aplikasi individual. Pengendalian-pengendalian aplikasi di kategorikan menjadi pengendalian masukan, pemrosesan, dan keluaran. Kategori-kategori ini berkaitan dengan langkah-langkah dasar dalam silus pengolahan data. c.Pengendalian Preventif, Detektif, Dan Korektif Pengendalian Preventif di lakukan untuk mencegah kekeliruan dan penipuan sebelum keduanya terjadi, terutama pada masukkan dan pemrosesan pada pemrosesan transaksi. Pengandalian Detektif di lakukan untuk mengatasi kekeliruan dan penipuan setelah keduanya terjadi. Pengendalian Korektif digunakan untuk mengoreksi kekeliruan. D. Etika Dan Struktur Pengendalian Intern a.Etika dan Budaya Perusahaan Banyak perusahaan yang telah mengadopsi peraturan kode etika yang merupakan pedoman dalam menjalankan bisnis sesuai etika. Begitupun, banyak organisasi profesonal, seperti AICPA, yang mengadopsi peraturan ini peraturan kode etik ini umumnya di tulis dalam bahasa hukum yang berfokus pada hal-hal yang mungkin di langgar. Banyak yang menentang dengan mengatakan bahwa setiap perusahaan memiliki budayanya sendiri, yang di sebut budaya perushaan, yang mungkin meningkatkan atau mengabaikan etika. Budaya perusahaan tergantung pada tingkah laku, dan praktik kerja para karyawan. Untuk setiap program etika kerja, perusahaan harus memiliki audit budaya atas perlaku budaya dan etika perusahaannya. b.Mengkomunikasikan Tujuan-tujuan Pengendalian Intern Manusia merupakan elemen penting dari setiap struktur prngrndalian intern. Fungsi prinspal dari pengendalian intern adalah mempengaruhi tingkah laku manusia dalam suatu sistem bisnis. Jadi, perilaku dan aktifitas-aktifitas perlu di kelola dan di kendalikan sehingga tujuan organisasi dapat di capai. Tujuan pengendalian intern harus di pandang secara relevan dengan individu yang menjalankan sistem pengendalian tersebut. Sistem harus di rancang sedemikian rupa sehingga pegawai yakin bahwa pengendalian bertujuan melindungi kesulitan-kesulitan atau krisis-krisis dalam oprasi organisasi yang sebaliknya dapat mempengaruhi mereka secara pribadi.