14. IMPLEMENTASI OPERASI & PENGENDALIAN SISTEM.

Pengendalian system dapat dikatakan sebagai hubungan antara komponen yang membentuk sebuah konfigurasi sistem, yang akan menghasilkan tanggapan sistem yang diharapkan. Jadi harus ada yang dikendalikan, yang merupakan suatu sistem fisis, yang biasa disebut dengan kendalian (plant). Masukan dan keluaran merupakan variabel atau besaran fisis. Keluaran merupakan hal yang dihasilkan oleh kendalian, artinya yang dikendalikan; sedangkan masukan adalah yang mempengaruhi kendalian, yang mengatur keluaran. Kedua dimensi masukan dan keluaran tidak harus sama. Pada sistem kendali dikenal sistem lup terbuka (open loop system) dan sistem lup tertutup (closed loop system). Sistem kendali lup terbuka atau umpan maju (feedforward control) umumnya mempergunakan pengatur (controller) serta aktuator kendali (control actuator) yang berguna untuk memperoleh respon sistem yang baik. Sistem kendali ini keluarannya tidak diperhitungkan ulang oleh controller. Suatu keadaan apakah plant benar-benar telah mencapai target seperti yang dikehendaki masukan atau referensi, tidak dapat mempengaruhi kinerja kontroler. Gambar 1. Sistem pengendalian lup terbuka Pada sistem kendali yang lain, yakni sistem kendali lup tertutup (closed loop system) memanfaatkan variabel yang sebanding dengan selisih respon yang terjadi terhadap respon yang diinginkan. Sistem seperi ini juga sering dikenal dengan sistem kendali umpan balik. Aplikasi sistem umpan balik banyak dipergunakan untuk sistem kemudi kapal laut dan pesawat terbang. Perangkat sehari-hari yang juga menerapkan sistem ini adalah penyetelan temperatur pada almari es, oven, tungku, dan pemanas air. Gambar 2. Sistem pengendalian lup tertutup Dengan sistem kendali gambar 2, kita bisa ilustrasikan apabila keluaran aktual telah sama dengan referensi atau masukan maka input kontroler akan bernilai nol. Nilai ini artinya kontroler tidak lagi memberikan sinyal aktuasi kepada plant, karena target akhir perintah gerak telah diperoleh. Sistem kendali loop terbuka dan tertutup tersebut merupakan bentuk sederhana yang nantinya akan mendasari semua sistem pengaturan yang lebih kompleks dan rumit. Hubungan antara masukan (input) dengan keluaran (output) menggambarkan korelasi antara sebab dan akibat proses yang berkaitan. Masukan juga sering diartikan tanggapan keluaran yang diharapkan. Untuk mendalami lebih lanjut mengenai sistem kendali tentunya diperlukan pemahaman yang cukup tentang hal-hal yang berhubungan dengan sistem kontrol. Oleh karena itu selanjutnya akan dikaji beberapa istilah-istilah yang dipergunakannya. Tiga langkah utama implementasi sistem: 1.Menetapkan rencana dan pengendalian 2.Pelaksanaan aktivitas seperti yang telah direncanakan 3.Menindaklanjuti dan mengevaluasi sistem yang baru Melakukan Aktivitas Implementasi Pelaksanaan implementasi aktivitas meliputi pengerjaan aktual rencana desain yang telah disusun sebelumnya. Aktivitas-aktivitas yang ditemui selama pelaksanaan ini antara lain: - Menyeleksi dan melatih personel - Memasang perlengkapan baru komputer baru dan detail desain sistem - Menulis dan menguji program-program komputer - Pengembangan standar - Dokumentasi - Konversi file 14.1 Implementasi Sistem PEMBUATAN RENCANA DAN PENGENDALIAN UNTUK IMPLEMENTASI Manajemen proyek merupakan konsep kunci dalam implementasi sitem.Untuk mengelola proyek implementasi secara memadai harus dibuat rencana-rencana spesifik.Rencana-rencana ini harus berkaitan dengan 3 komponen utama : 1.Pemilahan proyek menjadi beberapa tahap 2.Anggaran spesifik untuk setiap tahap 3.Kerangka waktu spesifik untuk setiap tahap proyek Terdapat beberapa perbedaan teknik-teknik penjadwalan yang dapat digunakan dalam implementasi pengendalian. 1.BAGAN GANTT Menggambarkan secara grafis kegiatan utama proyek implementasi system hipotesis 2.DIAGRAM JARINGAN Menggambarkan urutan kegiatan yang harus dilakukan 3.GARIS EDAR(JALUR KRITIS) Merupakan daftar kegiatan yang kritis dalam proyek yang berarti jiuka salah satu dari.Kegiatan ditunda maka seluruh proyek akan tertunda. 14.2 Pengendalian Keuangan dalam Sistem Informasi Berkaitan dengan posisi system informasi sebagai salah satu unsur dalam anggaran dan laporan keuangan dengan system informasi sebagai pendukung , pusat biaya , atau pusat laba dalam system akuntansi pertanggungjawaban perusahaan . • ANGGARAN SISTEM INFORMASI Tujuan umum pengendalian keuangan tidak secara kaku menyatakan sebagai pengurangan biaya , meskipun ada perkembangan tetap dalam hal total biaya system informasi . Terdapat berbagai alas an , mengapa pengurangan biaya bukan merupakan sasaran utama . Pertama adalah hakekat dari system informasi sebagai aktivitas layanan dalam perusahaan . Kedua , dalam persepktif lainnya biaya besar lainnya biaya system informasi tidak besar . Ketiga , berkaitan dengan biaya yang jumlahnya tetap dalam jangka pendek . Terakhir , system informasi memberikan kemungkinan peningkatan efektivitas keputusan menejerial. • HAKEKAT BIAYA-BIAYA SISTEM INFORMASI Salah satu determinan utama dalam pengendalian biaya adalah biaya tetap atau variabel. Pada saat aplikasi-aplikasi baru akan dikembangkan , biaya yang berkaitan dapat di jadikan pertimbangan . Jika aplikasi di kembangkan , secara in-house , biaya-biaya utama yang dibutuhkan , total biaya pengembangan dapat dimasukan dalamtotal biaya pengoperasian system informasi . • PENGENDALIAN PEROLEHAN DAN ASURANSI Pengendalian keuangan dalam system informasi mencakup penentuan metode-metode yang paling menguntunkan , untuk membiayai perolehan peralatan dan juga mendapatkan asuransi untuk mengendaliakn kemungkinan kerugian . metode umum untuk membiayai perangkat keras system mainframe , adalah menyewanya dari pemasok . 14.3 Pengendalian atas Sumber Daya Non Keuangan dalam Sistem Informasi PENGENDALIAN AKUNTABILITAS AKTIVA Sumber daya perusahaan (aktiva) perlu dijaga. Cara menjaga aktiva tersebut antara lain: •Penggunaan buku pembantu dalam catatan akuntansi •Rekonsiliasi (seperti rekonsiliasi kas dan persediaan) •Prosedur acknowledgement sebagai bentuk wujud pertanggungjawaban atas aktiva yang ditangani oleh seseorang atau suatu bagian. •Penggunaan log dan register •Review oleh pihak independent PENGENDALIAN PRAKTIK MANAJEMEN Meliputi kebijakan dan praktik sumber daya manusia, komitmen terhadap kompetensi, praktik perencanaan, praktik audit, dan pengendalian pengembangan sistem aplikasi (prosedur perubahan sistem dan prosedur pengembangan sistem baru). PENGENDALIAN APLIKASI Meliputi: •Pengendalian otorisasi, •Pengendalian input, dapat berupa edit test pada saat data diinputkan ke dalam layar komputer (validity check, limit check, field check, relationship check), dapat berupa batch control total (amount control total, hash total dan record count) jika data diinputkan secara batch. •Pengendalian proses, dapat berupa manual cross check dan pengendalian proses yang lain. •Pengendalian output. Output mesti didistribusikan ke pihak yang tepat. Mengidentifikasi dan merekam informasi yang relevan untuk pelaporan keuangan mengkomunikasikan informasi yang relevan dengan format yang sesuai, merupakan beberapa tugas yang dilakukan pada sistem informasi keuangan. Seperti sudah dijelaskan sebelumnya diatas dalam hal merancang suatu sistem tentunya dibutuhkan dana yang cukup besar. Dengan mendokumetasikan setiap langkah perancangan sistem tentunya dapat dibuat suatu pertanggungjawaban yang relevan dalam pelaporan kepada team keuangan. Untuk itu pengendendalian yang terkait dalam sistem keuangan dapat dilihat seperti dibawah ini: • Harus dipastikan bahwa SIA menghasilkan pelaporan keuangan yang andal. • Semua transaksi yang diproses adalah transaksi yang valid dan terotorisasi • semua transaksi yang valid mesti direkam dan diinputkan tepat waktu dengan cukup detail sehingga transaksi dapat diklasifikasikan dengan semestinya. • semua data input akurat dan lengkap • semua transaksi yang telah diinput diproses dengan baik • semua output yang diperlukan disajikan sesuai dengan aturan yang ada untuk menghasilkan informasi yang akurat dan andal • semua transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang tepat Akuntan harus memahami berikut ini : 1. Bagaimana transaksi diawali 2. Bagaimana data didapat dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin atau data diubah dari dokumen sumber ke bentuk yang dapat dibaca oleh mesin 3. Bagaimana file komputer diakses dan diperbarui 4. Bagaimana data diproses untuk mempersiapkan sebuah informasi 5. Bagaimana informasi dilaporkan. - SEKIAN PENJELASAN DARI SAYA MUDAH-MUDAHAN BERMANFAAT BAGI PEMBACANYA TERIMAKASIH -