12. PERENCANAAN & ANALISIS SISTEM.

Perencanaan sistem merupakan salah satu tahapan atau fase pengembangan sistem yang pertama,dalam tahap ini menentukan suatu rangkaian atau kerangka kerja yang menyeluruh.Bagian ini melibatkan para manajer atau para senior yang profesional guna menemukan strategi untuk mendukung rencana yang telh ditetapkan oleh suatu organisasi Perencanaan Sistem terdiri dari : • Perencanaan jangka pendek ,yaitu jangka waktu dari 1 tahun sampai dengan 2 tahun • Perencanaan jangka panjang,yaitu jangka waktu sampai maksimal 5 tahun. 12.1 Perencanaan sistem dan analisis kelayakan Dalam Perencanaan sistem harus memperhatikan faktor kelayakan dari rencana tersebut,yang mengutamakan kemungkinan keberhasilan Dari sistem yang akan dikembangkan. Faktor kelayakan harus meliputi kriteria berikut ini: • Kelayakan Teknik /Technical Feasibility • Kelayakan Ekonomi/Economic Feasibility • Kelayakan Hukum/Legal feasibility • Kelayakan Operasional/Operational Feasibility • Kelayakan Jadwal/Schedule Feasibility • Analisis kelayakan Tujuannya adalah : a. Menentukan kemungkinan keberhasilan solusi yang diusulkan. b. Berguna untuk memastikan bahwa solusi yang diusulkan tersebut benar – benar dapat dicapai dengan sumber daya dan dengan memperhatikan kendala yang terdapat pada perusahaan serta dampak terhadap lingkungan sekeliling. • Perencanaan sistem dan analisis sistem mencakup 7 tahap yaitu : 1. Pembahasan dan perencanaan pada tingkat manajemen puncak 2. Penetapan dewan pengarah perencanaan sistem. 3. Penetapan tujuan dan batasan keseluruhan. 4. Pengembangan perencanaan sistem informasi strategi. 5. Identifikasi dan memprioritaskan area spesifik dalam organisasi sebagai focus pengembangan sistem. 6. Pembuatan proposal sistem untuk mendukung dasar analisis dan perancangan awal sub system tertentu. 7. Pembentukan tim untuk tujuan analisis perancangan awal sistem. • Tugas – tugas analisis kelayakan : 1. Penentuan masalah dan peluang yang dituju sistem. 2. Pembentukan sasaran sistem baru. 3. Pengidentifikasian para pemakai sistem • Metode penentuan penganggaran modal : 1. Payback period 2. Net present value 3. Internal rate of return 4. Modified internal rate of return. • Ukuran kelayakan : 1. Teknologi 2. Ekonomi 3. Non ekonomi 4. Organisasi atau operasional 5. Jadwal 12.2 Langkah-langkah analisis sistem Langkah –langkah yang dilakukan seorang analis dalam menganalisis Sistem,sebagai berikut : • Identifikasi masalah Ø Persediaan barang yang melebihi stok maksimal Ø Penurunan kwalitas produk Ø Konsumsi bahan yang tidak ekonomis Ø Evaluasi biaya produksi Ø Delivery Order yang terhambat Ø Proses pembuatan bukti transaksi • Memahami sistem yang sedang berjalan / yang sudah ada Ø Penentuan jadwal pengamatan /observasi Ø Penentuan tugas Ø Pengumpulan hasil • Melakukan analisis Ø Analisa kelemahan sistem Ø Analisa standar kerja Ø Analisa dokumentasi • Laporan analisis Ø Laporkan ke manajemen Ø Meminta saran atau masukan Ø Meminta persetujuan Langkah-langkah analisis sistem : 1. Identify , mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertaman yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Tugas yang harus dilakukan analis sistem adalah : a. Mengidentifikasi penyebab masalah b. Mengidentifikasi titik keputusan c. Mengidentifikasi personil – personil kunci 2. Understand, memahami kerja sistem yang ada Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian.Sejumlah data perlu dikumpulkan dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada yaitu wawancara, observasi, daftar pertanyaan dan pengambilan sampel 3. Analyze, Menganalisis sistem Langkah ini dilakukan berdasarkan data yagn telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Berdasarkan pertanyaan dan kriteria ini, selanjutnya analis sistem akan dapat melakukan analis dari hasil penelitian dengan baik untuk menemukan kelemahan dan permasalahan dari sistem yang ada. Report , membuat laporan hasil analisis. Laporan hasil analisis diserahkan ke Panitia Pengarah yang nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analis yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini. Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah: 1. Analisis telah dilakukan, 2. Meluruskan kesalah pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen, 3. Meminta pendapat dan saran dari pihak manajemen, dan 4. Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan. 12.3 Teknik-teknik pengkumpulan fakta Fakta merupakan bagian dari informasi yang menunjukkan realita , situasi, dan relasi yang menjamin analisis permodelan. Ada tiga sumber yaitu : 1.Sistem yang berjalan menyediakan kesempatan untuk menetukan apakah sistem memuaskan,perlu sedikit perbaikan, membutuhkan pemeriksaan yang besar, atau diganti.Juga menyediakan sumber ide perancangan untuk membantu analis mengidentifikasikan sumber yang ada bagi sistem yang baru. 2.Sumber internal lainnya Sumber yang utama adalah orang yang akan menggunakan system yang baru.Sumber kedua didapat dari dokumen kerja yang ada dalam organisasi. Dokumen dapat diklasifikasikan misalnya struktur organisasi, apa yang sudah dilakukan organisasi, dan rencana apa yang akan dilakukan organisasi 3.Sumber eksternal Informasi yang berasal dari luar organisasi membuka cakrawala ide dan teknik. Banyak industri dari kelompok dan seminar memberikan. Teknik-teknik pengumpulan fakta sangat penting untuk medukung memperoleh suatu data yang berupa fakta yaitu kejadian yang sebenarnya,bukan sebuah rekayasa,sebagai berikut: • Mengetahui dan menentukan tujuan pengumpulan fakta • Menentukan jadwal • Menentukan area,wilayah atau batasan • Mengamati secara langsung (tidak berupa data) • Dilakukan secara berulang ulang • Dokumentasi fakta 12.4 Teknik-teknik mengorganisasikan fakta Teknik untuk mengorganisasikan fakta terdiri dari : • Analisis pengukuran kinerja • Analisis Distribusi kerja • Analisis Fungsional • Analisis Matriks 12.5 Analisis sistem terstruktur Adalah Salah satu pendekatan formal pertama untuk analisis sistem informasi. Analisis ini terfokus pada aliran data dan proses bisnis dan perangkat lunak. Analisis ini disebut proses oriented. Analisis terstruktur sederhana dalam konsep. Proses analis menggambarkan serangkaian proses dalam bentuk diagram alir data (Data Flow Diagram) yang menggambarkan proses yang ada atau yang diusulkan bersama-sama dengan input , output dan file mereka.